Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13.09.2022 mit einem Grundsatzurteil die Debatte um die Pflichten in der Arbeitszeiterfassung wieder in Schwung gebracht hat, stellen sich nun auch immer mehr Arbeitgeber die Frage nach Datenschutzregelungen in der Zeiterfassung.
Da die erfassten Zeiten personenbezogen, also eindeutig einer Person zuordenbar sind, handelt es sich um Daten, die nach Art. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in spezieller Weise geschützt werden müssen. Bereits vor der Erstveröffentlichung der DSGVO bezeichnete der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil 2013 Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten als personenbezogene Daten.
„Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten […], die die Angabe der Uhrzeit, zu der ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag beginnt und beendet, sowie der Pausen bzw. der nicht in die Arbeitszeit fallenden Zeiten enthalten, [fallen] unter den Begriff „personenbezogene Daten“ […].“
Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, ist die Erfassung an Bedingungen geknüpft, wie sie in Art. 6 DSGVO formuliert sind. Da die Zeiterfassung in der Regel jedoch zur rechtmäßigen Erfüllung des Arbeitsvertrags sowie zur Erfassung der Überstunden nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begründet werden kann, ist sie nach § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) rechtens.
Doch nicht alle Verfahren zur Ermittlung der Arbeitszeit sind datenschutzkonform.
Es gibt heute eine Vielzahl an Möglichkeiten die Arbeitszeit festzuhalten. Angefangen bei der manuellen Aufzeichnung in Excellisten oder analog in Papierform, über Transponder hin zu Webapps und Software. All diese Möglichkeiten können DSGVO-konform genutzt werden. Einzig dem Verfahren des Einstempelns über Fingerabdruck, Gesichts- oder Iris-Scans fehlt die Notwendigkeit. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO – der Grundsatz der Datenminimierung – besagt, dass lediglich so viele Daten erhoben werden wie nötig. Dazu gehören biometrische Daten in den meisten Fällen nicht. So zählen diese nach Art. 9 DSGVO zu einer gesonderten Kategorie personenbezogener Daten und dürfen nur unter strengen Regelungen erfasst werden. In diesem Fall steht der Arbeitgeber in der Pflicht eine Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen.
Auch bei der Erfassung von GPS-Daten sollte darauf geachtet werden, dass der Arbeitnehmer in der Lage ist, die Erfassung des Standortes selbstständig ein- und auszuschalten.
Grundsätzlich und in den meisten Fällen bedarf es jedoch lediglich die folgenden Informationen:
Läuft die Erfassung an sich DSGVO-konform ab, können weitere Hürden bei der Speicherung dieser entstehen. Wie müssen die erfassten Daten geschützt werden und wer darf sie einsehen?
Laut Erwägungsgrund 39 DSGVO Satz 8 dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden wie unbedingt notwendig. Wird die Arbeitszeiterfassung mit der Pflicht zu Erfassung von Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG begründet, liegt die berechtigte Speicherdauer bei mindestens zwei Jahren. Des Weiteren kann die Aufbewahrungsdauer der Daten in manchen Fällen durch steuerrechtliche Bestimmungen begründet werden und sich somit auf bis zu sechs bis zehn Jahre verlängern.
Die Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO) gibt vor, dass für die Erfassung der Arbeitszeit ein Grund vorliegen muss und die erfassten Daten lediglich zu dem vorgesehenen und vereinbarten Zweck genutzt werden dürfen wie zum Beispiel die Erfassung der Überstunden. Die Zeiterfassung darf jedoch nicht für die Verhaltensüberwachung oder für die Erstellung eines Bewegungsprofils genutzt werden.
Es darf zudem nur ein bestimmter Personenkreis auf die erfassten Daten zugreifen können. Auch hier richten sich die Zugriffsrechte nach der Notwendigkeit laut der Zweckbindung Art.5 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.
https://lexetius.com/2013,1479
https://keyed.de/blog/zeiterfassung-und-datenschutz/
https://blog.gfos.com/workforce/zeiterfassung-dsgvo-was-ist-erlaubt
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