Der PDCA-Zyklus

Im Projekt- und Qualitätsmanagement sowie der Optimierung von Prozessen wurden zahlreiche Tools entwickelt, um Schwachstellen ausfindig zu machen und Optimierungspotential zu erkennen – darunter auch der sogenannte PDAC-Zyklus.

Dieser ist ein iteratives Vorgehensmodell zur Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. PDCA ist hierbei ein englisches Akronym und bezeichnet einen vierphasigen Zyklus, der kontinuierlich durchlaufen wird. Diese Methode wird dem US-amerikanischen Physiker und Statistiker William Edwards Deming zugesprochen, der das Konzept von Walter Andrew Shewhart in den 50er Jahren weiterentwickelte. Das Tool ist auch als Deming-Kreis, Plan-Do-Check-Act-Zyklus oder unter der deutschen Übersetzung PTCA bekannt.

Die Phasen des PDCA-Zyklus

• Plan (planen)
• Do (durchführen)
• Check (überprüfen)
• Act (agieren)

Aber der Reihe nach:

1. Planen – Das Entwickeln einer Verbesserungsstrategie

Zunächst steht die Frage nach dem Ziel im Vordergrund – Was soll erreicht werden? Die definierten Zielen sollten, zur besseren Analyse, messbar sein. Es erfolgt, besonders bei der ersten Initialisierung des Zyklus, zunächst eine Aufnahme der Ist-Situation inklusive der bestehenden Probleme. So kann ein darauf bestehender Plan mit Maßnahmen zur Zielerreichung entwickelt werden.

2. Durchführen – Die Anwendung der Strategie

In diesem Schritt werden die in Phase eins festgelegten Strategien in die Tat umgesetzt und dokumentiert.

3. Prüfen – Die Effektivität evaluieren

Phase drei dient zur Überprüfung des Erfolgs der Maßnahmen anhand der definierten Ziele und in Phase eins festgelegter KPIs (Key Performnace Indicators). Hier werden Abweichungen und weiteres Optimierungspotential erörtert, Vergleiche gezogen und alles dokumentiert.

4. Anpassen – Handlungsempfehlungen ableiten

Basierend auf den Ergebnissen der Phase drei werden nun konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet und die Verbesserungsmaßnahmen in den neuen Plan eingearbeitet. Hierbei sollte zwischen reversiblen und irreversiblen Anpassungen unterschieden und diese dementsprechend behandelt werden.

Die Vor- und Nachteile des PDCA-Zyklus

Zunächst die guten Seiten: ein Deming-Kreis ist leicht zu implementieren und ist sehr flexibel anwendbar. Durch den kontinuierlichen Prüf- und Verbesserungsprozess werden zudem auch Baustellen sichtbar, die sonst eventuell nicht aufgefallen wären.

Dass der Einsatz des PDCA-Zyklus tatsächlich zur Prozessoptimierung beitragen kann, zeigt der Fall der brasilianischen Fluggesellschaft aeroviário. Die Airline mit 52 Tausend Beschäftigten transportiert rund 5.000 Passagiere täglich und versuchte, durch die Implementierung des Zyklus, die Kundenzufriedenheit insbesondere in Hinblick auf den Check-In zu verbessern. Durch das kontinuierliche Durchlaufen des Zyklus war es möglich den Ablauf des Check-In so zu optimieren, dass 74 % weniger Beschwerden eingingen.

Doch auch der Deming-Kreis hat seine Grenzen. Es bedarf Zeit das Tool zu implementieren und Verbesserungen einzuarbeiten – für dringliche Probleme ist der PDCA-Zyklus demnach nicht geeignet. Außerdem besteht durch das endlose Durchlaufen die Gefahr der Über-Optimierung. Prozesse die bereits ausgereift sind werden durch das kontinuierliche Suchen nach Verbesserungspotential in ihrer Entwicklung wieder zurückgeworfen. Hier bietet es sich an die Phasen zeitlich auszudehnen oder den Fokus des Zyklus auf ein anderes Problem zu setzen.

Fazit

Während der PDCA-Zyklus nicht für die Bearbeitung jedes Problems geeignet ist, bietet er dennoch durch seine Flexibilität eine gute Möglichkeit, Probleme über einen längeren Zeitraum zu analysieren und eventuell auch Baustellen erkenntlich zu machen, die sonst nicht bemerkt worden wären. Das Tool eignet sich auch für kleine Unternehmen gut, um Prozesse weiter zu optimieren.

Quellen

https://www.nucleodoconhecimento.com.br/production-engineering/aeroviario-service

Bildquelle

Foto von Vlada Karpovich: https://www.pexels.com/de-de/foto/frau-kreativ-notizbuch-stift-4050300/