Das Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das um 1900 entwickelt wurde. Benannt ist es nach dem amerikanischen Ingenieur Henry Gantt, der mit einem solchen Diagramm seine Projekte zeitlich besser planen wollte.

Henry Gantt hat das Hilfsmittel zwar bekannt gemacht, doch bereits einige Jahre früher entwickelte der polnische Ingenieur Karol Adamiecki bereits die wohl erste Version des Tools – damals noch Harmonogramm genannt. Zu dieser Zeit wurden die Darstellungen noch aufwendig per Hand gezeichnet, da es noch keine Computer gab. Änderte sich etwas am Projektablauf, musste das gesamte Diagramm noch einmal neu gezeichnet werden. Mittlerweile gibt es jedoch zahlreiche Programme speziell für die Erstellung und Verwaltung von Gantt-Diagrammen und auch Excel bietet die Vorlage eines solchen Diagramms.

Zweck

Das Gantt-Diagramm dient der Projektplanung und zeitlichen Einordnung von Unteraufgaben. Ersichtlich sind dabei die folgenden Informationen:

• Gesamtzeitraum des Projekts
• Start und Fertigstelldaten der einzelnen Unteraufgaben
• Beziehungen der Unteraufgaben untereinander
• Meilensteine
• Geschätzte und Reale Zeiten mit Puffer
• Bearbeiter der einzelnen Aufgaben
• Dauer der Aufgaben
• Bearbeitungsstand der Aufgaben

Die Visualisierung eines Projekts hilft den Überblick zu bewahren und motiviert zu bleiben. Bereits 1852 fand der britische Naturwissenschaftler William Carpenter heraus, dass die Wahrnehmung oder Vorstellung einer Bewegung auch zur Ausführung eben dieser Bewegung anregt. Das lässt sich auch auf eine Zielvorstellung anwenden.

Erstellen eines Gantt-Diagramms

Zunächst muss ein Projekt in kleinere Arbeitspakete unterteilt werden. An dieser Stelle werden auch gleich Meilensteine und Fristen festgesetzt. Hierbei wird der vorab erarbeitete Projektstrukturplan (PSP) hinzugezogen.

Die Arbeitspakete werden terminiert und es werden Abhängigkeiten deutlich gemacht. Generell werden vier Arten von Beziehungen unterschieden:

• Ende-Start – Eine Aktivität kann erst gestartet werden, wenn eine andere beendet wurde.
• Start-Start – Eine Aktivität kann erst gestartet werden, wenn auch eine andere Beginnt.
• Start-Ende – Eine Aktivität kann erst beendet werden, wenn eine andere gestartet wurde.
• Ende-Ende – Eine Aktivität kann erst beendet werden, wenn eine andere fertiggestellt ist.

Beim Erstellen eines Gantt-Diagramms ist es von großer Bedeutung Ressourcen richtig einschätzen zu können. Auch das Einplanen von Puffer-Zeiten ist bedeutend für eine realistische Zeiteinschätzung. Doch auch bei einem noch so gewissenhaft geplanten Projekt kann es unerwartete Änderungen im zeitlichen Ablauf geben. Damit alle Projektbeteiligten stets auf dem gleichen Stand sind, sollte das Diagramm vom Projektmanager aktuell gehalten werden. So kann auch zum Abschluss des Projekts beim Vergleich der eingeplanten Bearbeitungszeit einer Teilaufgabe bzw. Phase mit der real Gebrauchten herausgelesen werden, wo es Defizite gab. Diese Erkenntnisse fließen in die Planung des nächsten Projektes mit ein und helfen, die Ressourcen besser zu koordinieren.

Aufbau

Hier beispielhaft der Aufbau der Vorlage von Google Tabellen.

1. Projektphasen und Aufgaben

Links stehen die Projektphasen aufgeschlüsselt in Teilaufgaben. Bei der Ausarbeitung dieser Unteraufgaben sollte ein gutes Mittelmaß bezüglich deren Umfang gefunden werden – das bedarf etwas Übung. Wer einen Projektstrukturplan aufsetzt, übernimmt die bereits erarbeitete Struktur direkt. Für jede Teilaufgabe wird zudem auch ein Verantwortlicher bestimmt, so wird verhindert, dass eine (unliebsame) Aufgabe zwischen allen Beteiligten hin und her geschoben wird.

1. Fristen und Status

Weiterhin werden in den folgenden Spalten die Fristen eingetragen, d.h. Start- und Fälligkeitsdaten, die voraussichtliche Dauer sowie der Bearbeitungsstatus der jeweiligen Teilaufgabe. Das kann sehr genau in Prozentzahlen angegeben oder einfach mit einem vordefinierten Farbschema umgesetzt werden.

1. Zeitplan

Hier werden die die Phasen und deren Teilaufgaben innerhalb eines Gesamt-Rahmens kalendarisch geplant. Es werden Abhängigkeiten unter den Aufgaben visualisiert und Meilensteine gesetzt. Auch ein regelmäßiges Jour-fixe-Meeting unter den Aufgabeneigentümern kann besonders bei großen Projekten helfen, alle Teilaufgaben gut zu koordinieren und die Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.

Quellen

https://www.gantt.com/ge/

https://www.zhaw.ch/de/psychologie/dienstleistung/sportpsychologie-mentaltraining/mentaltraining-laufsport/visualisierung/

https://www.factro.de/blog/gantt-diagramm/#definition

Bildquelle

Foto von Yan Krukau: https://www.pexels.com/de-de/foto/hand-schreibtisch-buro-tisch-7691731/