Datenschutzerklärung

Wir, die Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR, Rudolf-Breitscheid 18, 04425 Taucha, Deutschland sind Betreiber der Webseite jephi.de sowie Anbieter der Jephi-App für iOS und Android einschließlich der sonstigen Dienste, die über die Webseite und die App angeboten werden. Wir sind damit verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Einklang mit allen Rechtsvorschriften zum Datenschutz – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Zudem sind wir Anbieter i.S. des Telemediengesetzes (TMG), wenn du unsere Webseite besuchst bzw. unsere Jephi-App und sonstigen Dienste nutzt.

Du, der Kunde, bist der Datenverantwortliche und Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR (Jephi), der Diensteanbieter, ist der Auftragsverarbeiter, der in deinem Auftrag tätig wird. Wir verwenden deine Daten ausschließlich unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich darüber informieren, welche personenbezogenen Daten von dir erhoben und gespeichert werden, wenn du unsere Webseite besuchst bzw. unsere über die Webseite angebotenen Dienste nutzt. Außerdem erhältst du Informationen dazu, wie deine Daten verwendet werden und welche Rechte dir im Hinblick auf die Verwendung deiner Daten zustehen. Diese Datenschutzerklärung gilt auch entsprechend für den Zugriff und die Nutzung der Jephi-App sowie der über diese verfügbaren Dienste.

 

1. Datensicherheit

Damit deine Daten vertraulich bleiben, werden alle von dir an uns übertragenen Daten nach dem sicheren Standard TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt. TLS ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Du erkennst eine sichere TLS-Verbindung unter anderem an dem angehängten „s“ am http (also https://..) in der Adressleiste deines Browsers oder am Schloss-Symbol im unteren Bereich deines Browsers.

Wir ergreifen im Übrigen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Um einen Datenverlust zu verhindern, speichern wir deine Daten an zwei Standorten und stündlich als Off-Site Backup. Dein Passwort wird mit einem sicheren Verfahren verschlüsselt gespeichert. Wir werden dich niemals nach deinem Passwort fragen, weder per E-Mail noch telefonisch. Solltest du dein Passwort vergessen haben, können wir es auf deinen Wunsch zurücksetzen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen verbessern wir entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend.

Die personenbezogenen Daten, die wir erheben, werden in einer sicheren Umgebung innerhalb der EU gespeichert und vertraulich behandelt. Der Zugang zu diesen Daten ist auf ausgewählte Mitarbeiter und Zulieferer des Diensteanbieters begrenzt. Wir halten uns zu jeder Zeit an rechtliche Datenschutzanforderungen.

Wir tun unser Möglichstes, um deine Daten auf die beste Art und Weise zu schützen, jedoch können wir die Sicherheit deiner Daten nicht garantieren, wenn sie über das Internet übertragen werden. Wenn Daten über das Internet übertragen werden, besteht ein gewisses Risiko, dass andere rechtswidrig Zugang zu diesen Daten erlangen können. Mit anderen Worten, ist die Sicherheit deines Datentransfers deine eigene Verantwortung als Datenverantwortlicher.

 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

2.1) Beim Besuch unserer Seite

Du kannst die Jephi Webseite unter www.jephi.de besuchen, ohne Angaben zu deiner Identität preiszugeben. Dein Browser sendet lediglich automatisch Informationen an den Server unserer Webseite. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne dein Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt,
  • verwendeter Browser und gegebenenfalls das Betriebssystem deines Rechners
  • sowie der Name deines Access-Providers.

Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu dem Zweck, die Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten sowie zur technischen Administration der Netzinfrastruktur. Rückschlüsse auf dich als Person ziehen wir nicht.

Darüber hinaus setzen wir bei Besuch unserer Website Cookies sowie Webanalyse- und Marketingdienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhältst du unter den Ziffern 3 bis 5.

2.2) Bei Registrierung für unsere Online-Dienste

Auf unserer Webseite bieten wir Dienste zur online Zeiterfassung, Projektverwaltung, Kundenverwaltung und Rechnungserstellung an. Um diese Dienste nutzen zu können, musst du dich vorher registrieren. Im Zuge der Registrierung musst du zunächst nur deine E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort festlegen, damit wir dir die Einrichtung eines Accounts bestätigen und du dich einloggen kannst.

Damit du unsere Dienste jedoch sinnvoll nutzen kannst, sind ggf. weitere personenbezogene Daten erforderlich. Im Übrigen verwenden wir deinen Namen und deine Kontaktdaten,

  • um Kenntnis zu haben, wer unser Vertragspartner ist;
  • zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Abwicklung und
  • Änderung des Vertragsverhältnisses mit dir über die Nutzung unserer Dienste;
  • zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität sowie
  • zur gegebenenfalls erforderlichen Kontaktaufnahme mit dir.

 2.3) Bei Anmeldung für unseren Newsletter/unsere Infomail

Sofern du eingewilligt hast, verwenden wir deine E-Mail-Adresse dafür, dir regelmäßig unseren Newsletter, sowie Informationen und Hinweise zu unseren Diensten zu übersenden. Für den Empfang des Newsletters müssen wir zuerst eine Einwilligung zu einer solchen Kommunikation einholen. Diese Einwilligung kann während des Registrierungsvorgangs abgegeben werden. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, entweder innerhalb deines Benutzerkontos, durch Abmeldung vom Newsletter oder durch Senden einer Email an uns mit dem Inhalt, dass du keine solche Kommunikation mehr von uns erhalten möchtest.

Die Abmeldung ist auch jederzeit möglich, z.B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters oder einer jeden Infomail. Alternativ kannst du deinen Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an support@jephi.de per E-Mail senden.

Wenn du dich vom Newsletter/ von der Infomail abmeldest, behalten wir deine E-Mail-Adresse nur, um zu gewährleisten, dass du diese E-Mails nicht länger erhältst.

2.4) Entwickler, Kunden, Lieferanten, Steuerberater, Team

Du hast über unsere Dienste die Möglichkeit, Daten Dritter einzugeben/hochzuladen, Dritten Einblicke in deinen Account und die darunter abgelegten Daten zu geben, sowie deinen Account mit Dritten zu verknüpfen oder auch Dritten eigene Anwendungen anzubieten bzw. Anwendungen Dritter zu nutzen. Selbstverständlich beachten wir den Datenschutz auch im Hinblick von personenbezogenen Daten Dritter, auf die wir im Rahmen der Nutzung unserer Dienste durch dich einen Zugriff erhalten. Gegebenenfalls erfordert dies eine gesonderte Vereinbarung mit dir.

Entsprechend unserer AGB bist du nicht berechtigt, deine Log-In Daten an Dritte weiterzugeben und du bist dazu verpflichtet mit diesen Daten sorgfältig umzugehen. Darüber hinaus bist du für die von dir in Jephi eingegebenen Daten Dritter selbst verantwortlich.

Bitte beachte in diesem Zusammenhang, dass wir keinen Einfluss auf die Einhaltung unserer Datenschutz- und Sicherheitsstandards außerhalb unserer Webseite oder unserer App. Hierfür bist du selbst oder der jeweilige Dritte verantwortlich, dem du Zugang zu deinen Daten ermöglichst.

 

3. Einwilligung zur Weitergabe von Daten

Deine personenbezogenen Daten übermitteln wir an Dritte, wenn du uns dazu beauftragst (etwa beim Versand der von dir erstellten Rechnungen an deinen Kunden), wenn du ausdrücklich eingewilligt hast oder soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen Zwecken findet nicht statt. Deine Daten werden nicht ohne deine ausdrückliche Erlaubnis an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass rechtliche Bestimmungen vorsehen, dass sie herausgegeben werden, und auch in diesem Fall werden die Daten nur soweit erforderlich weitergegeben.

Der Diensteanbieter behält sich das Recht vor, die Daten innerhalb seiner Unternehmensgruppe, Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR, soweit erforderlich weiterzugeben, um dir den Dienst erbringen zu können. Die Sicherheit der Daten ist stets gewährleistet. Durch die Registrierung für Jephi willigst du zur Verarbeitung deiner Daten ein. Du gibst ferner dein ausdrückliches Einverständnis zur Weitergabe deiner Daten an Dritte, soweit erforderlich, damit wir den Dienst erbringen können.

Wir bestätigen, dass wir deine Daten nur mit Dritten teilen, von denen wir überzeugt sind, dass sie mit deinen Daten in einem für uns akzeptablen Zustand umgehen und im Einklang mit sämtlichem Datenschutzrecht operieren.

Insbesondere stellen wir sicher, dass Datenschutz- und Vertraulichkeitsstandards eingehalten werden und Daten in einer nach EU Standards akzeptablen Art aufbewahrt werden, wenn wir Daten mit Territorien außerhalb der/des EU/EWR oder Territorien, welche nicht von der EU Kommission anerkannt sind, teilen. Wir sind verpflichtet, Nachweise oder Verweise auf adäquate Sicherungsmaßnahmen auf Anfrage hin mitzuteilen, und können dies tun, wenn eine Anfrage entweder in Schriftform oder per E-Mail beim Diensteanbieter eingeht.

Du behältst das Recht, zu jeder Zeit deine Einwilligung zur Datenverarbeitung und/oder zum Teilen deiner Daten, entweder durch löschen deines Benutzerkontos, welche sofort Wirkung zeitigt, oder dadurch, dass du uns kontaktierst um die Schließung zu beantragen, welche wir sobald praktikabel durchführen werden, zu widerrufen. Nachdem dein Verhältnis mit dem Diensteanbieter endet, bewahren wir nur das Minimum an Daten, welches wir zur Einhaltung sämtlicher rechtlicher Anforderungen aufbewahren müssen, und auch nur für die minimale erforderliche Zeit.

Wenn du Fragen über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten hast, oder du einen Antrag auf Datenzugang stellen möchtest, kann der Datenschutzbeauftragte unter info@jephi.de kontaktiert werden. Solltest du nicht zufrieden sein, hast du das Recht, eine Beschwerde bei der relevanten Datenschutzbehörde einzureichen. Der Diensteanbieter wird vollständig bei einer solchen Untersuchung kooperieren und sich bemühen, alle Anfragen bestmöglich zu befriedigen. Die relevante Behörde für jedes Land kann auf der Webseite der Europäischen Kommission gefunden werden: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

 

4. Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die dein Browser automatisch erstellt und die auf deinem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone, Desktop PC etc.) gespeichert werden, wenn du unsere Seite besuchst. Cookies richten auf deinem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch detaillierte Kenntnis von deiner Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für dich angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass du einzelne Seiten unserer Website bereits besucht hast oder du dich bereits in deinem Kundenkonto angemeldet hast. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zum Zweck der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf deinem Endgerät gespeichert werden. Besuchst du unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen wird automatisch erkannt, dass du bereits bei uns warst und welche Eingaben und Einstellungen du getätigt hast, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzen wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite, automatisch zu erkennen, dass du bereits bei uns warst. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Du kannst deinen Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf deinem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird.

Bitte beachte jedoch, dass die vollständige Deaktivierung von Cookies dazu führen kann, dass du nicht alle Funktionen unserer Website nutzen kannst.

 

5. Webanalyse

Zum Zwecke der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung unserer Seiten nutzen wir verschiedene Webanalysedienste. In diesem Zusammenhang erstellen wir pseudonymisierte Nutzungsprofile und verwenden Cookies (siehe Ziffer 4).

Weitere Informationen zu den einzelnen Webanalysediensten und weitere Deaktivierungsmöglichkeiten erhältst du nachfolgend.

5.1) Google Analytics

Wir setzen Google Analytics ein. Hierbei handelt es sich um einen Webanalysedienst der Google Inc. Die durch den eingesetzten Cookie erzeugten Informationen über deine Benutzung unserer Webseite (einschließlich deiner IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. IP-Adressen werden anonymisiert, so dass eine Zuordnung zu dir nicht möglich ist (IP-Masking). Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung unserer Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Nutzung von Webseiten und dem Internet verbundene Dienstleistungen an uns zu erbringen. Die Daten, die du eingegeben hast, während du unseren Dienst verwendet hast, werden nicht mit Daten, die von Google erfasst werden, zusammengeführt.

Eine Übertragung der Informationen durch Google an Dritte erfolgt nur, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag verarbeiten.

Zudem setzen wir auch Google Optimize ein. Hierbei handelt es sich um einen Webanalysedienst der Google Inc., welcher in Google Analytics integriert ist. Google Optimize ermöglicht es uns, A/B- und Multivarianten-Tests durchzuführen. Damit können wir erfahren, welche Version unserer Webseite den Nutzern eher gefällt. Weitere Informationen zu diesem Dienst findest du hier.

Du kannst die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf deine Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem du hier ein Browser-Add-on herunterlädst und installierst.

Alternativ zum Browser-Add-on, insbesondere bei Browsern auf mobilen Endgeräten, kannst du die Erfassung durch Google Analytics zudem verhindern, indem du auf diesen Link klickst. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung deiner Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Der Opt-Out-Cookie gilt nur in diesem Browser und nur für unsere Website und wird auf deinem Gerät abgelegt. Löschst du die Cookies in diesem Browser, musst du das Opt-Out-Cookie erneut setzen.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics findest du etwa in der Google Analytics-Hilfe.

Wir setzen zudem Google Cloud Vision-API ein. Das OCR (Optical Character Recognition) -Tool dient der optischen Zeichenerkennung und ermöglicht es, Buchstaben automatisch zu erkennen, analysieren und Dokumente zu kategorisieren. Weitere Informationen zu diesem Dienst findest du unter hier. Die auf Basis von Cloud Vision-API entwickelte Zeichenerkennung ist für die Inanspruchnahme unseres Dienstes notwendig. Wenn du nicht möchtest, dass Cloud Vision-API genutzt wird, hast du die Möglichkeit, Ausgaben anzulegen, ohne Dokumente hochzuladen. In diesem Fall kannst du die Dienste des Diensteanbieters allerdings nicht mehr vollständig nutzen.

Nähere Informationen zum Datenschutz bei Google findest du unter https://www.google.com/policies/privacy/.

 

6. Mailgun

Mailgun ist ein von Mailgun,Inc. (620 Folsom St, Ste 100, San Francisco, CA 94107, USA) bereitgestellter Service für den Versand unserer E-Mails. Dieser Service kann auch Daten darüber sammeln, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Nachrichten vom Nutzer gelesen wurden, sowie darüber, wann der Nutzer mit eingehenden Nachrichten interagiert (z.B. durch klicken auf darin enthaltene Links). Das Unternehmen ist dem Safe Harbor-Abkommen mit der EU beigetreten und verpflichtet sich daher die europäischen Datenschutznormen zu wahren (https://www.mailgun.com/privacy).

 

7. Braintree

Jephi nutzt den Service des Zahlungsdienstanbieters Braintree. Braintree ist ein Unternehmen von PayPal, Inc. welches Kreditkartenzahlungen abwickelt. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Abwicklung der Online-Bestellung an „Braintree“ weitergegeben. Die Datenschutzbestimmungen sind mit jenen von Paypal identisch. Details zum Datenschutz bei Braintree finden Sie hier: https://www.paypal.com/us/webapps/mpp/ua/privacy-full

 

8. Facebook Tracking

Wir verwenden auf unserer Website keine Social Plugins von Facebook oder anderen sozialen Netzwerken. In Verbindung mit unserer Facebook-Werbung nutzen wir einen pixelbasierten Kontrollmechanismus. Dies ist ein Netz-Analysedienst, der von Facebook Ireland Ltd. angeboten wird. Die Information wird genutzt um Konversionen zu verfolgen, die von der Facebook-Plattform kommen. Dieser Dienst wird von der Facebook Ireland Ltd. angeboten, für die das Datenschutzrecht der EU Anwendung findet. Wir teilen keine Daten, die du eingibst, während du unseren Dienst nutzt, mit Facebook.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook, sowie deine diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre entnimmst du bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook.

 

9. Zopim

Jephi verwendet zopim, eine Live-Chat-Funktion von Zopim Technologies Pte Ltd, 1 Commonwealth Lane, 03-01, Singapur 149544 („Zopim“). Sie können uns in Echtzeit über die Live-Chat-Funktion auf der Website kontaktieren. Wir erheben, verarbeiten und nutzen die von Ihnen über die Live-Chat-Funktion zur Verfügung gestellten Informationen ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen werden in der Regel auf einen Zopim-Server außerhalb der EU übertragen und dort gespeichert. Zopim verwendet auch Cookies, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Nutzung der Live-Chat-Funktion zu analysieren. Cookies werden verwendet, um Ihre Besuche und anonyme Daten über Ihre Nutzung der Website aufzuzeichnen. Personenbezogene Daten werden nicht gespeichert. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website werden in der Regel an einen Zopim-Server außerhalb der EU übertragen und dort gespeichert. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können. Weitere Informationen finden Sie in der Zopim-Datenschutzerklärung: https://www.zendesk.de/company/customers-partners/privacy-policy

 

10. Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung

Dir steht ein Auskunftsrecht bezüglich der bei uns über dich gespeicherten personenbezogenen Daten und ein Recht auf Berichtigung oder Änderung unrichtiger Daten sowie ein Recht auf deren Sperrung oder Löschung zu.

Als Verantwortlicher bist du für den Inhalt, den du veröffentlichst, verantwortlich. Du hast jederzeit das Recht zur Berichtigung, Blockierung oder Löschung deiner Daten. Wir können uns dazu entscheiden, Daten, die von dir veröffentlicht wurden auf deine Anweisung hin zu löschen, behalten uns jedoch das Recht vor, Inhalte, die schon veröffentlicht wurden oder die wir zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen behalten müssen, nicht zu löschen.

Für eine Auskunft über deine personenbezogenen Daten, zur Veranlassung einer Korrektur unrichtiger Daten oder deren Sperrung bzw. Löschung sowie für weitergehende Fragen über die Verwendung deiner personenbezogenen Daten sende uns bitte eine E-Mail an support@jephi.de.

Du kannst zudem deine in deinem Account gespeicherten Daten durch Einloggen auf unserer Webseite mit deinen Login-Daten einsehen und verändern. Du kannst deine Daten auf deinem Account jederzeit löschen. Dies kann durch Verwenden der entsprechenden Option in deinem Account erfolgen. Wir weisen darauf hin, dass im Falle der Löschung deiner Daten, eine Inanspruchnahme unseres Angebotes nicht oder nicht in vollem Umfang möglich ist.

 

11. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018.

Durch die Weiterentwicklung der Webseite, der Jephi-App, unserer Dienste oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es von Zeit zu Zeit notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Unsere Datenschutzerklärung kannst du jederzeit auf der Webseite unter www.jephi.de/datenschutz abrufen und ausdrucken.

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