Projektmanagement – die SMART-Methode

Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder, als jener, der ohne Ziel umherirrt – Gotthold Ephraim Lessing

Projektmanagement ist ein überaus großes Themenfeld mit einer Vielzahl an Methoden, die das Erreichen des Ziels erleichtern sollen. Im Allgemeinen umfasst Projektmanagement die Koordination und Organisation von Aufgaben, Techniken und Ressourcen zur erfolgreichen Bearbeitung eines Projektes beziehungsweise einer Aufgabe. Zu Beginn ist es ratsam, vor allem bei besonders umfangreichen Projekten, Teilziele zu definieren. Auch hierfür gibt es Methoden – eine davon ist die SMART-Methode. Auch wenn sie bereits über 65 Jahre alt ist, hat sie dennoch nicht an Bedeutung verloren. Die Methode soll dabei helfen, große und komplexe Aufgaben zu bewältigen, indem diese in kleine Teilziele aufgeteilt werden. Als Akronym steht SMART, bereits übersetzt, für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert: die Eigenschaften dieser Teilziele.

Spezifisch
Umfangreiche Aufgaben können sich zunächst wie eine Betonwand anfühlen und einschüchternd wirken. Auch ist wie so oft aller Anfang schwer und der Beginn des Projektes wird immer weiter aufgeschoben. Da ist es hilfreich, sich kleine Ziele zu setzen und diese so konkret wie möglich auszuformulieren, sodass am Ende nicht mehr darüber nachgedacht werden muss, was zuerst gemacht werden soll, sondern einfach losgearbeitet werden kann. In Anbetracht der 72-Stunden-Regel, wird die Bedeutung des schnellen Startens deutlich. Wird ein Vorhaben nicht binnen 72 Stunden begonnen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass es überhaupt umgesetzt wird, auf ein Prozent.

Messbar
Einen Fortschritt zu sehen wirkt motivierend und ist in Sachen Projektmanagement auch sehr wichtig. So muss zunächst eine objektive Messgröße definiert werden, wie beispielsweise die Anzahl an geschriebenen Wörtern in einem gewissen Zeitrahmen. So kann auch jederzeit überprüft werden, ob die Einhaltung dieses Zeitrahmens noch realistisch ist oder gegebenenfalls nachjustiert werden muss.

Attraktiv
Attraktiv steht für die Erreichbarkeit der Ziele. Erreichbarkeit sowohl in Anbetracht der Fähigkeiten als auch in Hinblick auf die zeitlichen Vorgaben. Auch hier spielt die Motivation eine Rolle. Werden Ziele erreicht, gibt das ein gutes Gefühl und die nächste Aufgabe wird motiviert angegangen.

Realistisch
Ähnlich wie bei dem Punkt „attraktiv“ geht es hierbei um die Machbarkeit, wenn auch im allgemeineren Sinne. Die Teilziele sollen realisierbar sein und dich auch so anfühlen, sodass sie motivieren statt zu lähmen.

Terminiert
Dieser Punkt steht für die zeitliche Komponente. Jedem Teilziel wird ein Zeitrahmen verliehen. Das hilft, fokussiert und motiviert zu bleiben sowie den Arbeitsfortschritt einordnen zu können. Wird eine feste Deadline gesetzt, sinkt zudem die Gefahr des Aufschiebens oder gar Vergessens.

Der fleißigen Zielsetzung zum Trotz sollte dennoch die Flexibilität erhalten bleiben. Nicht alles wird immer glatt laufen und die zeitliche Einordnung ist oft nur eine Schätzung. Puffer und Kontroll- sowie Rücksprachtermine, aus denen sich gegebenenfalls Änderungen ergeben, sollten stets mit bedacht werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der in der SMART-Methode keine Erwähnung findet, ist die sinnvolle Priorisierung der Teilziele. Was eigentlich klar zu sein scheint, ist oft nicht so einfach. Doch auch zu diesem Thema gibt es eine Vielzahl an Modellen und Schemata wie beispielsweise die 40-30-20-10-Regel oder die Eisenhower-Matrix.

Bildquellen:
Foto von Miguel Á. Padriñán: https://www.pexels.com/de-de/foto/analoge-uhrenskizze-in-schwarzer-oberflache-745365/
Foto von Ono Kosuki: https://www.pexels.com/de-de/foto/gesichtsloser-afroamerikanischer-unternehmer-der-armbanduhr-betrachtet-5647580/