Jour fixe

Der Begriff an sich kommt aus dem Französischen und heißt so viel wie Stichtag. Im deutschen Sprachraum bezeichnet Jour fixe eine Projektmanagementmethode, die zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams angewandt wird. Es handelt sich hierbei um ein in regelmäßigen Abständen, zu festen Terminen mit einem festen Personenkreis abgehaltenes Meeting.

Planung und Ablauf

Ein Jour fixe ist letzten Endes nichts anderes als ein reguläres Meeting mit festen Zeiten und Teilnehmern. Bei der Zusammenkunft sollte es einen Leiter geben, der das Meeting koordiniert und moderiert.

Je nach Art und Größe des Projekts, kann es sinnvoll sein, die Themenfelder, die Besprochen werden sollen vorab auszuarbeiten und zu kommunizieren. So haben alle Teilnehmer einen Plan und können sich gegebenenfalls darauf vorbereiten. Nachdem alle fest eingeplanten Punkte besprochen wurden, bietet sich eine Diskussionsrunde an, in der die Teilnehmer ihre Fragen und Anregungen untereinander austauschen.

Tipp: Das führen eines Protokolls bei jedem Meeting hilft, die besprochenen Inhalte, die getroffenen Entscheidungen und den Verlauf eines Projektes auch im Nachhinein noch nachvollziehen zu können. Außerdem hilft es Teilnehmern, die mal einen Termin nicht wahrnehmen können und bringt sie auf den neusten Stand.

Vorteile

Anregung von Diskussionen

Ein Jour fixe bietet allen Teilnehmenden die Möglichkeit sich über Unklarheiten oder Probleme im direkten Dialog auszutauschen und auch direkt vor Ort zu klären. So ist zudem die

Alle auf dem gleichen Stand

Gerade bei sehr großen Projekten, an denen viele Personen und Abteilungen zusammenarbeiten, ist schnell der Überblick verloren. Keiner weiß, was der andere gerade macht.

Mit einer regelmäßigen Zusammenkunft des Teams bzw. der Teamleiter können alle auf den gleichen Stand gebracht werden. Aufgaben können klar verteilt, Arbeitsprozesse besser abgestimmt und die Zeitplanung gegebenenfalls neu aufgelegt werden. Das erhöht nicht nur die Flexibilität innerhalb des Teams und des gesamten Projektplans, sondern hilft bei der genauen Aufgabenverteilung.

Hohe Teilnahmerate

Durch die fest eingeplanten Termine ist es den Teilnehmern eher möglich diese auch wahrzunehmen.

Förderung des Teamgeistes

Durch den persönlichen und direkten Austausch mit den sonst eventuell nur über den Mailverkehr bekannten Teamkollegen steigt (sofern die zwischenmenschliche Komponente passt) auch der Teamgeist und das Motivationslevel.

Herausforderungen

Das richtige Zeitintervall finden

Das Regelmeeting sollte weder in zu kurzen noch in zu langen Abständen erfolgen. Sind die Intervalle zu kurz, kann das Zusammenkommen überflüssig werden, da alles bereits besprochen ist. So besteht die Gefahr, dass die Teilnehmer im Smalltalk versinken oder zu weit von der eigentlichen Thematik abschweifen.

Liegen die Intervalle jedoch zu weit auseinander, sind in der Zwischenzeit bereits so viele Fragen und Unklarheiten aufgekommen, dass das Projekt entweder ins Stocken gerät, ohne weitere Abstimmung verfahren wird oder die Teilnehmer sich untereinander in der Zwischenzeit bereits abgestimmt haben, sodass das Meeting auch hier wieder überflüssig wird.

Das geeignete Zeitintervall ist sehr individuell und abhängig von Größe und Art des Projekts sowie des Teams.

Kleine Info am Rande: Während der Begriff aus dem Französischen kommt, nutzen die Franzosen diesen jedoch nicht zum Bezeichnen eines solchen Meetings. Auch im Englischen wird ein solches Meeting eher als „regular meeting“ bezeichnet.

Quellen

https://asana.com/de/resources/what-is-jour-fixe

https://www.brunel.net/de-de/karriere-lexikon/jour-fixe

Bildquelle

Foto von RF._.studio: https://www.pexels.com/de-de/foto/foto-von-frauen-beim-treffen-3810792/