Fakturierbare Arbeitszeiten

Wer als Dienstleister im privatwirtschaftlichen Raum agiert, muss seine Arbeitszeit ordentlich abrechnen. In diesem Kontext begegnet einem das Wort „fakturierbar“. Wie auch das Verb fakturieren stammt der Begriff von dem lateinischen Wort für Rechnung ab – factura – und bedeutet so viel wie abrechnen. Somit bezeichnet das Adjektiv „fakturierbar“ etwas, dass abgerechnet werden kann. Im Allgemeinen sind damit gearbeitete Stunden gemeint, die sich direkt einem Projekt zuordnen lassen.

Zu den abrechenbaren Zeiten gehören neben der direkten Projektumsetzung in den meisten Fällen beispielsweise auch:

• Projektbezogene Besprechungen
• Korrespondenz und Planung
• Projektbezogene Weiterbildung

Zeiten, die nicht in direkter Verbindung mit einem Projekt stehen und dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können, sind unter anderem allgemeine innerbetriebliche Verwaltungsangelegenheiten, projektunabhängige Weiterbildungen, Neukunden-Akquise sowie Marketing Angelegenheiten.

Für die richtige und genaue Zuordnung der Arbeitszeit ist eine präzise Zeiterfassung äußerst wichtig. Hier bietet sich ein digitales Zeiterfassungstool mit Projektzeiterfassung an, wie auch Jephi eins ist. So kann die Arbeitszeit auf die Minute genau erfasst und im jeweiligen Projekt abgespeichert werden. Hierdurch verringert sich nicht nur der Arbeitsaufwand bei der Abrechnung, sondern es kann besser abgeschätzt werden, wie gut das Projekt im Zeitplan liegt.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Jephi bietet zudem die Möglichkeit direkt Rechnungen aus dem Projekt oder dem Kunden heraus zu erstellen und zu versenden. So gehen keine Zeiten verloren und es wird auch wirklich das in Rechnung gestellt, was als Arbeitszeit darauf verwendet wurde. Fehler, wie sie zum Beispiel bei der manuellen Erfassung auftreten können, werden mit einem digitalen Tool vermieden.

Die genaue Erfassung der Zeiten erleichtert nicht nur die Abrechnung am Ende eines Projekts sondern hilft bei der Aufwandseinschätzung zukünftiger Projekte. Wer bereits weiß, wie viel Zeit ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit in Anspruch genommen haben, kann dem Kunden eine genauere Aufwands- und damit auch Kostenschätzung bieten.

Jephi hilft mit verschiedenen Statistiken dabei, den Überblick über die Leistungsverteilung zu behalten. Innerhalb der Projekte ist aufgeschlüsselt, welche Aufgabenfelder die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Weiterhin bietet Jephi Einblick in die Anteile der einzelnen Kunden an der Arbeitszeit und am Umsatz, sowie über die Arbeitsverteilung der Mitarbeiter. An diese Erkenntnisse kann die Prozessoptimierung anknüpfen, um das meiste aus der Zeit heraus zu holen.

Um eine genaue und damit auch gerechte Abrechnung erstellen zu können, muss die projektbezogene Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Doch nicht nur aus ökonomistischer Sicht sollten Arbeitszeiten erfasst werden. Spätestens seit dem BAG Urteil vom 13.09.2022 zur Arbeitszeiterfassung sollte auch in Hinblick auf die rechtlichen Aspekte die Arbeitszeit stets erfasst werden. Das sogenannte Grundsatzurteil sieht Arbeitgeber in der Pflicht die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Argumentiert wurde dies mit § 3 Absatz 1 und 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG):

(1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben. 

(2) Zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten

1. für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.

Quellen

https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html

Bildquelle

Foto von Moose Photos: https://www.pexels.com/de-de/foto/graue-doppelglockenuhr-1037993/