Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit diesen Grundsätzen wird die Verwaltung steuerrelevanter Daten festgelegt und somit vereinheitlicht. Der Umgang mit Jahresabschlüssen, Rechnungen und Verträgen ist, neben vielen weiteren Dokumentationspapieren durch die GoBD geregelt.
Niedergeschrieben sind sie im AO-Handbuch (Abgabenordnung-Handbuch) – Anhang 64 – des Bundesministerium der Finanzen. Um eine ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsvorgänge zu gewährleisten, müssen alle genutzten EDV-Systeme die Richtlinien der GoBD erfüllen.
„Die GoB sind ein unbestimmter Rechtsbegriff, der insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und von der Rechtsprechung und Verwaltung jeweils im Einzelnen auszulegen und anzuwenden ist (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 371; BVerfG-Beschluss vom 10. Oktober 1961, 2 BvL 1/59, BVerfGE 13 S. 153).“
Gemäß der GoBD sind folgende Anforderungen zu beachten:
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Es gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Alle Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert werden und auch für Außenstehende noch Jahre danach nachvollziehbar sein.
• Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Die Dokumentation muss zudem lückenlos erfolgen und sollte keine Fragen offen lassen.
• Vollständigkeit
Alle Dokumente müssen entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen immer zugänglich sein. Bei den meisten Dokumenten gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren.
• Einzelaufzeichnungspflicht
Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht – alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln und für sich lückenlos dokumentiert werden.
• Richtigkeit
Die Belege müssen wahrheitsgetreu und unverändert abgelegt werden.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Geschäftsvorfälle sollten innerhalb von 10 Tagen verbucht werden. Liegen bare Kasseneinnahmen und -ausgaben vor, so sind diese täglich zu erfassen.
• Ordnung
Es gilt alle Dokumente systematisch so abzuspeichern, dass auch Außenstehende alles finden und nachvollziehen können.
• Unveränderbarkeit
Jegliche Änderungen oder gar das Löschen von Dokumenten muss aufgezeichnet werden. Versionierungsfunktionen erleichtern hier die Arbeit.
Zusätzlich verlangt die GoBD-konforme Buchführung eine sogenannte Verfahrensdokumentation. So muss das Vorgehen der Archivierung ebenfalls aufgezeichnet werden. So wird es vor allem für den Prüfer einfacher, sich einen Überblick zu verschaffen.
Die Richtlinien gelten für jeden Unternehmer – auch für Freiberufler und Kleinunternehmer.
Diese Frage wird im Rahmen der GoBD nicht beantwortet und ergibt sich aus Einzelsituationen. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerlichen oder rechtlichen Berater. Für konkrete Einzelfragen ist die zuständige datenschutzrechtliche Aufsicht die zuständige Landesdatenschutzaufsicht.
• automatische Aktualisierung bspw. des Rechnungsdatums beim Öffnen der Datei
• Überschreibung bestehender Daten ohne Versionierung bspw. Bei einer nachträglichen Änderung einer Rechnung
• Konvertierung in abweichendes Dateiformat bspw. die Speicherung einer eingehenden elektronische Rechnung in PDF Format als .docx
Im März 2024 kam es in Folge der Umsetzung des DAC 7 – Umsetzungsgesetzes (Richtlinie (EU) 2021/514) auch zu einer Anpassung der GoBD. Eine Zentrale Änderung stellt die Datenüberlassung (vormals Datenträgerüberlassung) dar. Nun ist es möglich Daten über eine spezielle Plattform der Finanzbehörde zur Verfügung zu stellen. Auch wird explizit darauf hingewiesen, dass die zuständige Finanzbehörde die Daten Ortsunabhängig aufbewahren und bearbeiten darf. Diese Änderungen ziehen auch eine Anpassung der unterstützten Dateiformate nach sich.
Für eine genaue Dokumentation der Änderungen folgt hier der Link zum offiziellen Schreiben:
Veröffentlicht wird das Schreiben zudem im Bundessteuerblatt Teil I.
Quellen
https://www.haufe.de/thema/gobd/
https://sevdesk.de/ratgeber/buchhaltung-finanzen/buchhaltung/buchfuehrungspflicht/gobd/
Bildquelle
Foto von Pixabay: https://www.pexels.com/de-de/foto/stapel-von-ordnern-357514/
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