Dienstreise und Zeiterfassung

In der Industrie, der IT, im Marketing oder auch im Handwerk stehen ab und zu Dienstreisen auf dem Plan. Zu Kunden, Messen oder Weiterbildungen – die Gründe für eine Geschäftsreise sind vielfältig.

Dienstreise – was ist das?

Im Allgemeinen handelt es sich bei einer Dienstreise um eine Reise, die im geschäftlichen Kontext erfolgt. Eine ganz klare Definition gibt es jedoch nicht. Abzugrenzen ist sie aber von einem Dienstgang, denn nicht immer, wenn man das Büro verlässt, handelt es sich direkt um eine Dienstreise.

Als Dienstgang wird beispielsweise ein Kundentreffen in einem benachbarten Ort oder einem anderen Stadtteil bezeichnet. Bei einer Dienstreise ist die anfahrt meist länger und mindestens eine Übernachtung mit inbegriffen. Da die Grenzen fließend verlaufen und nicht eindeutig geklärt sind, ist es sinnvoll, innerhalb des eigenen Unternehmens klar zu definieren, was als Dienstreise gilt und welche Regelungen greifen.

Was gilt als Arbeitszeit?

Anreise/Abreise

Generell gilt: finden An- oder Abreise in der regulären Arbeitszeit statt, müssen diese mit vergütet werden. Dabei ist es egal, wie der Arbeitnehmer die Zeit nutzt. Erfolgen An- oder Abreise mit Bus, Fähre Zug oder Flugzeug jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeit liegt es am Arbeitgeber – wird verlangt, dass der Arbeitnehmer in dieser Zeit geschäftlichen Tätigkeiten nachgeht, sei es die Vorbereitung eines Meetings, einer Präsentation oder sonstiges, gilt es als Arbeitszeit und kann als solche abgerechnet werden. Gibt der Arbeitgeber jedoch keine Arbeit vor, kann der Arbeitnehmer in dieser Zeit auch privaten Angelegenheiten nachgehen – diese Zeit wird dementsprechend nicht als Arbeitszeit gewertet.

Anders verhält sich das bei Autofahrten. Reist der Arbeitnehmer mit dem KFZ und muss dieses selbst steuern, gilt dies immer als Arbeitszeit, da er keine Möglichkeit hat in dieser Zeit auch privaten Belangen nachzugehen.

Vor Ort

Grundsätzlich sind alle Stunden, die mit geschäftlichen Angelegenheiten gefüllt sind als Arbeitszeit zu sehen. Darunter fallen neben Meetings und Besprechungen, Kundenterminen auch etwaige Geschäftsessen. Auch alle im beruflichen Kontext getätigten Telefonate und Gespräche zählen zur Arbeitszeit und müssen vergütet werden.

Zu beachte ist außerdem, dass auch auf Geschäftsreisen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes greifen. Das heißt, dass auch hier die 10-Stunden-Schwelle nicht überschritten werden darf.

Da es in Bezug auf Geschäftsreisen gesetzlich wenige Regelungen gibt, ist es sinnvoll von vornherein individuelle Regelungen bereits im Arbeitsvertrag festzuhalten.

Wer trägt welche Kosten?

Mit einer Reisetätigkeit kommen auch weitere Betriebskosten hinzu. Neben der selbstverständlichen Kostenübernahme von Übernachtungskosten (nach Pauschale), Maut und Sprit beziehungsweise Zug-, Bus- oder Flugtickets durch den Arbeitgeber kommt das sogenannte Tagegeld hinzu.

Tagegeld

Dieses ist nach § 2 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt, soll den Verpflegungsmehraufwand decken und wird jedes Jahr neu berechnet. Für Reisen innerhalb Deutschlands gilt 2023 Folgendes:

– Abwesenheit zwischen 8 bis 24 Stunden: 14 €

– Mehrtägige Dienstreisen: 28 €

– Tag der An- und Abreise: 14 €

Am Beispiel:

Frau Koch aus Leipzig besucht eine drei-tägige Messe in Köln.

1. Tag – Anreise – 14 €

2. Tag – Voller Tag vor Ort – 28 €

3. Tag – Abreise – 14 €

Frau Koch stehen 56 € steuerfrei von ihrem Arbeitgeber zu.

Für jedes Land und teilweise auch für Regionen ist eine andere Pauschale angegeben. Die aktuelle Tabelle für 2023 ist hier zu finden.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.

Quellen

https://www.personalwissen.de/betriebsausgaben/lohn-und-gehalt/dienstreise/

https://www.smartments-business.de/blog/dienstreise-als-arbeitszeit#:~:text=Die%20Fahrtzeit%20gilt%20immer%20dann,f%C3%BCr%20gesch%C3%A4ftliche%20Angelegenheiten%20aufgewendet%20wird.

https://www.n2f.com/blog/de/verpflegungsmehraufwand-2023/#:~:text=Die%20Pauschalbetr%C3%A4ge%202023%20bleiben%20die,werden%2028%20Euro%20pauschal%20verg%C3%BCtet.

Bildquelle

Foto von nappy: https://www.pexels.com/de-de/foto/brown-ledertasche-1058959/