Worum es sich bei einem Leistungsnachweis handelt, lässt bereits der Name vermuten. Das Wort kommt dabei in mehreren Zusammenhängen vor: in der Schule als Lernstandserhebung, in der Uni als BAFÖG-Leistungsnachweis und auch im beruflichen Kontext. Im Rahmen dieses Beitrags wird der Leistungsnachweis im beruflichen Alltag näher betrachtet. Hierbei handelt es sich um eine Bescheinigung, die über die Verrichtung vertraglich vereinbarter Leistungen informiert.
Der Leistungsnachweis dient in erster Linie der Transparenz. Dies ist gerade bei Auftragsarbeiten auf Zeitbasis relevant. Die Nachvollziehbarkeit der Rechnung ist von großer Bedeutung und auch als rechtliche Absicherung zu verstehen. Doch auch innerbetrieblich können Leistungsnachweise hilfreich sein und müssen nicht als Kontrollmedium gesehen werden. So ist es möglich, mit Hilfe der Leistungsaufschlüsselung Zeitfresser zu identifizieren, Strukturen neu zu überdenken und zu optimieren. Auch für zukünftige Aufträge können diese Kenntnisse bei der Aufwandsschätzung von Nutzen sein.
Ein Leistungsnachweis wird der Übersichtlichkeit halber in der Regel in Tabellenform erstellt. Neben der Leistungsaufschlüsselung mit der aufgewandten Arbeitszeit sollten folgende Informationen enthalten sein:
Wenn es um die Weitergabe von genauen Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Beschäftigungsformen sowie Mitarbeiternummern geht, sollte jedoch auf entsprechende Datenschutzregelungen geachtet werden.
Um Tätigkeiten und Arbeitszeiten zu dokumentieren, gibt es natürlich mehrere Möglichkeiten: analog handschriftlich, digital in einer Excel Tabelle oder mit Hilfe einer Anwendung.
Während die handschriftlich und digital in Tabellen gepflegte Projektzeiterfassung billiger ist, sind diese Methoden jedoch auch anfälliger für Fehler, deutlich zeitaufwendiger und es die Gefahr des Verlustes der Daten ist größer als bei Cloud-basierten Anwendungen. Mit der passenden Anwendung kann die Zeit minutengenau und von überall aus gemessen werden, damit lediglich die Tätigkeitsbeschreibung eingetragen werden muss. So kann auf Knopfdruck ein Leistungsnachweis für den Kunden erstellt und versendet werden. Doch eben solche Anwendungen sind nicht nur in Sachen Leistungsnachweis ratsam – besonders in Hinblick auf das BAG Urteil vom 13.09.2022 zur Arbeitszeiterfassung ist der Umstieg auf eine entsprechende Anwendung empfehlenswert.
Jephi bietet die Möglichkeit Arbeitszeiten projektspezifisch einzubuchen, Kunden in Echtzeit am Projektfortschritt mit teilhaben zu lassen und direkt aus der Anwendung heraus Rechnungen und Stundenzettel zu erstellen. Neben der Zeiterfassung und dem Projektmanagement, können mit Jephi zudem die Stammdaten der Kunden gepflegt werden, auch Sonderfälle sind mit individuellen und kundenspezifischen Zeit- und Abrechnungseinstellungen kein Problem. Mit dem Business Pro Abo bietet Jephi zudem die Möglichkeit Mitarbeiter zu verwalten, ihnen eigene Accounts einzurichten, Projekte zuzuweisen sowie automatisch Stundenzettel zu erstellen. Auch beim Abschluss eines Projektes kann Jephi den Zeitaufwand reduzieren. Mit automatisch erstellten Rechnungen und direktem Mailversand an den entsprechenden Kunden bietet Jephi einen Mehrwert, der weit über einfache Leistungsnachweise hinaus geht. Damit Zeitfresser einfach auszumachen sind, erstellt Jephi aufgrund der eingetragenen Daten zudem übersichtliche Statistiken, die zeigen, wie viele Stunden tatsächlich in einem Projekt stecken, wie der aktuelle Rechnungsstatus ist und wie profitabel gearbeitet wird.
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