Jephi Tutorial

Dashboard

Auf dem Dashboard kannst du am oberen Rann auf den Button Widgets klicken.

Es öffnet sich dann das Fenster zum aktivieren / deaktivieren der verschiedenen Widgets.

So kannst du dir nur die Widgets anzeigen lassen, die für dich wichtig sind.

Wenn du auf dem Dashboard auf Report klickst, wird dir ein Monatsreport

mit der Anzahl der bearbeiteten Projekte, Kunden, der Arbeitszeiten insgesamt

und weiteren Details erstellt. Du kannst den Monat freiwählen, aus welchem der

Report erstellt wird, freiwählen.

Auf dem Dashboard kannst du dir Projektnotizen, Kundennotizen oder ToDo's erstellen.

Du kannst neue Projekte anlegen und Arbeitszeiten erfassen.

Zeiten erfasst du in dem du auf das kleine blaue Plus im oberen Teil des Widgets "Neueste Zeiten" klickst

oder am oberen rechten Bildschirmrand die blaue Uhr startest.

Während du die Zeit über die Uhr gestartet hast, kannst du links daneben im Notiz Feld alles

notieren was du während der Arbeitszeit gemacht hast. 

Projekte

Jephi bietet dir 2 Möglichkeiten ein Projekt anzulegen.

1. Du klickst im linken Menü auf Projekte und gehst dann hier auf das kleine Plus.

Hier kannst du nun den Projektname, Projektnummer und eine Projektbeschreibung hinterlegen

Des Weiteren kannst du das Projekt einem Kunden zuweisen.



2. Du kannst auf dem Dashboard bei Aktiven Projekten auf das Plus klicken um ein Projekt zu erstellen. 


Öffne im linken Menü den Punkt Projekte.

Wähle nun das entsprechende Projekt aus und du befindest dich direkt

bei den Zeiten, welche bisher auf das Projekt gebucht wurden.

Um ein Projekt abzurechnen hast du 2 Möglichkeiten.

1. Du klickst in der Zeile mit "Arbeitszeit unberechnet" auf das kleine Zettel Symbol.

2. Du klickst am rechten Rand im Widget Abrechnung auf "Jetzt abrechnen".

Ein Zeitlimit kannst du hinterlegen in dem du dein Projekt öffnest und

unter Zeiten am rechten Rand bei Zeitlimit auf das Symbol der Sanduhr klickst.

Die hier hinterlegte Zeit wird im Widget Abrechnung als geplantes Budget hinterlegt.

Um dir einen Stundenzettel mit allen Arbeitszeiten eines Projekts zu erstellen, hast du 2 Möglichkeiten.

1. Du öffnest das jeweilige Projekt und klickst im Reiter Zeiten, neben "Gesamt" auf das Zettelsymbol.

Dadurch kannst du dir einen Stundezettel als PDF oder Excel File generieren lassen.


2. Du öffnest das jeweilige Projekt und gehst in den Reiter Einstellungen. 

Hier findest du, unter dem Speichern Button, den Button Stundenzettel.

Projektdetails kannst Du im jeweiligen Projekt unter Details ändern.

Du kannst das Projekt hier auch einem anderen Kunden zuweisen und

kommst in die Kundendaten.

Wenn du ein Projekt archivieren willst, kannst du im Projekt, rechts neben dem Titel,

auf das Schloss Symbol klicken. Außerdem kannst du unter Einstellungen eines Projekts

unten auf archivieren klicken. Ein archiviertes Projekt wird dann unter Projekten von

Aktiv in Archiv verschoben. Auf dem gleichen Weg kannst du ein bereits archiviertes 

Projekt wieder aktivieren bzw. zum bearbeiten freigeben.

Mitarbeiter kannst du auf zwei verschiedene Arten einem Projekt zuweisen.

1. Du öffnest unter Projekten das entsprechende Projekt und gehst in den Reiter

Mitarbeiter. Hier siehst du die bereits angelegten Mitarbeiter. 

Klickst du nun auf einen Mitarbeiter, wird dieser von Mitarbeiter zu Team verschoben.


2. Du klickst im linken Menü auf Mitarbeiter, hier siehst du alle von dir angelegten Mitarbeiter.

Hier kannst du unter dem Reiter Projekte, dem jeweiligen Mitarbeiter durch klick ein Projekt zuweisen.

Wenn du in einem Projekt bist, hast du am rechten Rand die

Möglichkeit Projekt Dateien hochzuladen.

Du kannst dir auch Projekt Links anlegen oder Projektbeobachter einladen.

Durch einen Klick auf das Plus kannst du die jeweilige Aktion auslösen.

Kunden

Einen Kunden kannst du im linken Menü unter Kunden anlegen.

Hier klickst du neben der Suche auf das blaue Plus und es öffnet sich ein neues Fenster.

In dem neuen Fenster kannst du alle relevanten Kundendaten hinterlegen.

Wähle im linken Menü den Punkt "Kunden" aus und öffne den gewünschten Kunden.

Im Reiter "Einstellungen" findest du unten rechts den Button löschen.

Um den Kunden final zu löschen, musst du den Löschvorgang bestätigen.

Arbeitszeiten kannst du direkt auf einen Kunden buchen.

Wenn du diese erfasste Zeit später einem Projekt zuweisen willst, öffnest du den entsprechenden Kunden

und gehst auf den Reiter "Zeiten". Hier siehst du die auf einen Kunden erfassten Zeiten, die keinem Projekt zugewiesen sind.

Unter jeder Arbeitszeit findest du ein Ordner Symbol, welches durch einen Klick ein Dropdown Menü öffnet.

In dem Menü siehst du alle Projekte, welche dem Kunden zugewiesen sind und du kannst die entsprechende Zeit, dem gewünschten Projekt zuweisen.

Mitarbeiter

Um einen Mitarbeiter anzulegen, klickst du im linken Menü auf Mitarbeiter und anschliessend

auf das kleine Plus neben der Suche. Es öffnet sich nun ein neues Fenster in dem du die Daten

deines Mitarbeiter eingeben kannst.

Klicke im linken Menü auf Mitarbeiter und wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus.

Im Reiter "Arbeitszeit" siehst du alle von deinem Mitarbeiter erfassten Arbeitszeiten.

Des Weiteren kannst du dir hier neben der Überschrift "Zeiten" einen Stundenzettel erstellen lassen.

Klickst du auf das kleine Zettel Symbol, kannst du im Anschluss einen Zeitraum auswählen

und dir den Stundenzettel mit allen Arbeitszeiten des Mitarbeiters als PDF oder Excel Datei erstellen lassen.

Sobald du einen Mitarbeiter ausgewählt hast, findest du unter dem Reiter "Rechte"

verschiedene Rechte zum einrichten. Standardmäßig sind sämtliche Rechte deaktiviert.

Wähle über das linke Menü den Punkt Mitarbeiter und dann den jeweiligen Mitarbeiter aus.

Am rechten Rand findest du den Punkt "Letzte Aktivität", hier befindet sich der Button

"Mitarbeiter Login anlegen". Der Login Name wird von Jephi vorgeschrieben um Verwechslungen

auszuschliessen. Sobald du ein Passwort vergeben und gespeichert hast, erhält dein Mitarbeiter

eine Mail mit den Zugangsdaten und einem Link zum Zugang.

Rechnungen

Wenn du im linken Menü auf Rechnungen klickst, kommst du auf die Hauptseite für Rechnungen.

Hier siehst du alle von dir erstellten Rechnungen, kannst Rechnungen verschicken, bearbeiten,

als bezahlt markieren oder löschen. Die entsprechenden Buttons findest du rechts neben dem entsprechenden 

Betrag einer jeden Rechnung.

Jephilive

Mit Jephilive kannst du Kunden oder andere Personen zur Projektverfolgung eines

bestimmten Projekts einladen. Sobald du unter Jephilive am oberen Rand auf neu geklickt

hast, kannst du das entsprechende Projekt auswählen, die E-Mail Adresse eingeben und einen

Text schreiben. Sobald du auf senden geklickt hast, erhält die von dir eingeladene Person eine

E-Mail mit den Zugangsdaten, so kann dein Kunde die von dir erfassten Arbeitszeiten eines

Projekts sehen und auch kommentieren.

Ja! Wähle im linken Menü Jephilive aus, nun siehst du alle Einladungen die du bisher

erstellt und verschickt hast. Um eine Einladung zu entfernen, fährst du mit der Maus über

die entsprechende Einladung. Nun erscheint der Button Einladung entfernen.

Apps

Jephi bietet dir zwei Apps an. Zum einen Debitoor, zum anderen ProITex.

Mit Debitoor hast du eine online Buchhaltung, welche du mit Jephi verbinden kannst

um deinen Rechnungen direkt mit Debitoor zu synchronisieren. ProITex bietet

dir ein Projektportal für die IT Branche, hier findest du Projekte oder stellst

eigene Projekte ein.

Wenn du auf Apps gehst und mit der Maus über Debitoor fährst, 

erscheint der Button Sync lösen. Sobald du darauf geklickt hast, wird

die Verbindung zu Debitoor gelöst.

Einstellungen

Klicke im linken Menü auf Einstellungen und wähle dann "Mein Unternehmen" aus.

Hier kannst du im Reiter "Firma", deine Unternehmensdaten hinterlegen.

Des Weiteren kannst du hier auswählen ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht.

Klicke im linken Menü auf Einstellungen und wähle dann "Mein Unternehmen" aus.

Im Reiter "Kontakdaten", kannst du deine Daten hinterlegen.

Die hier angelegten Daten werden auf den erstellten Rechnungen im Footer hinterlegt.

Deine Bankdaten kannst du im linken Menü unter Einstellungen hinterlegen.

Klicke auf "Mein Unternehmen" und öffne den Reiter "Bankdaten".

Die von dir hier hinterlegten Daten erscheinen dann auf den von dir erstellten Rechnungen.

Im linken Menü unter Einstellungen findest du den Punkt Meine Abrechnung.

Hier kannst du den Stundensatz, Zeitgenauigkeit, Steuersatz etc. hinterlegen.

Diese Einstellungen werden global auf alle Kunden und Projekte angewendet.

Du kannst die Einstellungen aber auch spezifisch in den Einstellungen eines Kunden oder Projektes anpassen.

Klicke im linken Menü auf Einstellungen und wähle den Punkt "Meine App Config" aus.

Hier kannst du nun die Sprache, das Datumsformat oder dein Passwort ändern.

Des Weiteren kannst du hier festlegen ob du Projektupdate E-Mails automatisch an deine Kunden senden willst.

Im linken Menü unter Einstellungen, findest du den Punkt "Meine Jephi Rechnungen".

Hier laden wir deine monatliche Jephi Business Rechnung als PDF hoch.

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