Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr., ist eine eindeutige Kennnummer, mit der sich Unternehmen in der Europäischen Union im innergemeinschaftlichen Handel ausweisen. Sie dient der Identifikation von Unternehmen gegenüber dem Finanzamt und Geschäftspartnern und ist besonders bei grenzüberschreitenden Geschäften relevant.
Rechtliche Rahmenbedingungen sind im Umsatzsteuergesetz festgeschrieben.
Die deutsche Umsatzsteuer-ID besteht aus 11 Stellen und beginnt stets mit dem Länderkürzel „DE“, gefolgt von neun Ziffern, wobei die letzte Ziffer die Prüfziffer zur Überprüfung der Vollständigkeit darstellt.
Beispiel: DE123456789
EU-Weit ist den Ziffern ein Ländercode vorangestellt – die Anzahl und der Aufbau der Zahlen variiert jedoch von Land zu Land. So besteht beispielsweise Dänemarks USt-ID aus 4 Blöcken mit jeweils 2 Ziffern.
Beispiel: DK44 44 44 44
In Österreich heißt die Umsatzsteuer-ID offiziell Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer). Der Aufbau ist ähnlich: Sie beginnt mit dem Länderkürzel „AT“, gefolgt vom Buchstaben U und hat acht Ziffern
Beispiel: ATU12345678
Mehrwertsteuer-Nummer (MwSt-Nr.)
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied – hier gelten daher andere Regelungen:
Die Mehrwertsteuernummer (MwSt-Nr.) wird vom Bundesamt für Statistik vergeben.
Für internationale Geschäfte wird eine spezielle Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST verwendet. Schweizer Unternehmen, die regelmäßig mit EU-Staaten handeln, benötigen oft zusätzlich eine EU-USt-IdNr. über eine Zweigniederlassung in der EU oder arbeiten mit einem Fiskalvertreter.
Nicht jedes Unternehmen in Deutschland braucht automatisch eine Umsatzsteuer-ID. Entscheidend ist, ob Lieferungen oder Leistungen über Landesgrenzen hinaus innerhalb der EU getätigt werden. Die USt-ID. wird vor allem benötigt, wenn:
Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer können eine USt-IdNr. beantragen, müssen es aber nicht zwangsläufig – es sei denn, sie handeln mit dem EU-Ausland.
Wollen Kleinunternehmer über Online-Plattformen wie Etsy oder Amazon Produkte ins EU-Ausland verkaufen, wird hierfür eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ebnötigt. Deren Beantragung kann jedoch auch unabhängig vom grenzüberschreitenden Handel sinnvoll sein: Statt der persönlichen Steuernummer lässt sich auf Rechnungen auch die USt-ID angeben.
Oft werden Steuernummer und Umsatzsteuer-ID verstauscht, doch beide erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Die Steuernummer ist für die Kommunikation mit dem nationalen Finanzamt relevant (z. B. für die Umsatzsteuervoranmeldung).
Die Umsatzsteuer-ID hingegen wird für innergemeinschaftliche Geschäfte in der EU verwendet.
Regelmäßig sollte die Gültigkeit der eigenen USt-ID sowie der, der Geschäftspartner geprüft werden. Hierfür kann sich an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gewendet werden oder über MIAS – dem MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission.
Die Zuteilung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erfolgt auf Grundlage der beim zuständigen Finanzamt gespeicherten Informationen. Deshalb kann die Nummer erst vergeben werden, nachdem das Finanzamt die umsatzsteuerliche Erfassung vorgenommen und die entsprechenden Daten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt hat. Alternativ kann direkt bei Firmenneugründung die USt-ID beim Finanzamt mir beantragt werden.
Die Bekanntgabe der USt-IdNr. erfolgt ausschließlich auf dem Postweg. Aus rechtlichen Gründen ist eine Übermittlung per E-Mail oder Telefon nicht zulässig. Der Antrag kann über ein Online Formular oder schriftlich unter Angabe folgender Informationen:
Anschrift:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Die Umsatzsteuer-ID ist mehr als nur eine formale Nummer – sie ist ein zentrales Werkzeug für den reibungslosen und rechtssicheren Handel innerhalb der EU. Da das Vergabe-Verfahren und die Übermittlung mehrere Wochen dauern kann, sollte mit ausreichend zeitlichem Puffer geplant werden.
Quellen:
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/
https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/ust-idnr-abfragen/#c342789
Bildquelle:
https://pixabay.com/de/photos/umsatzsteuer-steuern-finanzamt-5275240/
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