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Projektmanagement Workflow mit Jephi

Projektmanagement Workflow mit Jephi

Jephi ist ein Projektmanagement-Tool, das wir speziell für Freelancer entwickelt haben. Von Freelancern, für Freelancer!

Selbstständige und Freiberufler stehen oftmals vor der großen Herausforderung, verschiedene Projekte und die damit verbundenen Aufgaben miteinander zu koordinieren. Mit der Hilfe von Jephi, kannst du deinen Workflow optimieren und dadurch deine tägliche Projektarbeit wesentlich effizienter gestalten. In diesem Artikel wollen wir dir den Projekt-Workflow mit Jephi einmal genauer vorstellen!

 

 

 

 

Das sind die Zeitfresser in deinem Workflow

Viele Freelancer haben eine mehr oder weniger konkrete Planung, wie sie ihren Arbeitstag gestalten wollen. Sie planen Kundenbesuche und Telefonate, sowie feste Termine in den Kalender ein, aber die eigentliche Arbeit am Projekt, wird zwischendrin gemacht. Das kann zum Problem führen, wenn man zu viele Meetings im Kalender stehen hat, denn dann bleibt die Arbeit liegen und man braucht unglaublich lange ein Projekt abzuschließen.

Dazu kommt, dass der Arbeitsflow durch Kundenanrufe, E-Mails und andere Ablenkungen unterbrochen wird. Wer sich hier klare Strukturen legt, arbeitet entspannter und effizienter.

Kunden rufen an, um nach dem aktuellen Projektstand zu fragen, die E-Mail auf die du schon lange gewartet hast, kommt endlich in deinem Postfach an und dann klingelt auch noch der Paketlieferdienst.

Auch ohne externe Unterbrechungen musst du viel Zeit dafür aufbringen, die geleistete Arbeit und die einzelnen Arbeitsschritte zu protokollieren und entsprechend deine Arbeitszeit zu erfassen, um später daraus eine Abrechnung erstellen zu können. Nach Kundenbesuchen müssen sich viele Freelancer im Anschluss an den Schreibtisch setzen, um im Nachhinein die Fahrtzeiten, die Beratungsleistungen und die Vereinbarungen zu erfassen, die mit diesem Termin verbunden waren.

Die Folge: Durch diese Zeitfresser kann es passieren, dass du Deadlines nicht einhältst oder dein Feierabend zum Feierabend noch in weite Ferne rückt.

Warum brauche ich für mein Projektmanagement ein Tool?

Als Freelancer ist deine Zeit bares Geld wert, denn genau die rechnest du ja ab. Allein die Zeiterfassung, die du später für die korrekte Abrechnung eines Auftrages benötigst, ist ein erheblicher Zeitfresser. Auch das Erstellen von Berichten über den aktuellen Projektstand und die Abrechnung kosten Zeit und stehen der Erledigung der Kernaufgaben im Weg.

Ein Projektmanagement-Tool vereinfacht Organisations- und Verwaltungsaufgaben:

  • Zeitverwaltung
  • Kommunikation mit Kunden und Kollegen
  • ToDo-Management
  • Berichterstattung
  • Abrechnung

Du sparst durch den Einsatz dieses Projektmanagement-Tools Zeit und Nerven, optimierst deinen Workflow und machst Kollegen sowie Kunden glücklich, da sie jederzeit über den aktuellen Projektfortschritt informiert sind.

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Diese Jephi Funktionen erleichtern dir deinen Workflow

Jephi ist speziell für Freelancer wie Grafiker, Softwareentwicklern, Webdesigner, Textern und Einzelunternehmern entwickelt worden. Wir geben dir im Folgenden eine kompakte Übersicht über den Leistungsumfang der Software und wie du die einzelnen Werkzeuge nutzen kannst, um deinen Workflow zu optimieren.

Erleichterung der Abrechnung

Jephi enthält ein sehr ausgereiftes Abrechnungstool, das speziell für Freelancer entwickelt wurde. Du kannst alle wichtigen Informationen zu diesem Auftrag erfassen. Dazu gehören:

  • Stundensatz
  • Zeitgenauigkeit (1 Minute – 60 Minuten)
  • Rechnungsfälligkeit
  • Abrechnungszeitraum
  • geplante Wochenarbeitszeit

Du hast also alle Abrechnungsinformationen deiner Kunden immer im Blick.

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Mobile Zeiterfassung per App

Du kannst nicht nur über das Jephi Webinterface deine Arbeitszeit am Computer abrechnen, sondern auch, wenn du einen abrechnungsfähigen Termin bei einem Kunden hast, kannst du bequem per App z. B. während der Bahnfahrt den Zeitaufwand erfassen. Dadurch gerät nichts in Vergessenheit und du brauchst die Informationen nicht nachträglich einzutragen.

Anlegen von Kundendateien

Du kannst über Jephi separat für jeden Kunden eine eigene, digitale Karteikarte anlegen. Darin erfasst du die Kontaktinformationen mit Anschrift, Telefonnummer, Ansprechpartner, Mail- und Webadresse. Daneben kannst du das Projekt definieren, die Aufgaben festlegen und hast so immer einen Überblick über das, was noch getan werden muss.

Genaue Leistungserfassung

Je mehr Projekte du zeitgleich betreust, desto umständlicher wird es für dich, den Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. In den Kundendateien kannst du alle Leistungen erfassen, die du erbracht hast. Sobald du eine Aufgabe erledigt hast, trägst du sie in die Leistungserfassung ein – fertig.

Verbessere mit Jephi die Zusammenarbeit mit deinen Kunden

Kunden möchten am liebsten tagesaktuell über den aktuellen Projektstand informiert werden. Was wurde bereits erledigt, was kommt als Nächstes und wie viel Stunden wurden vom Stundenbudget bereits verbraucht? Über Jephi kannst du per Klick einen Link generieren, den du an deine Kunden weiterleitest. Diese können sich dann jederzeit selbst über den aktuellen Projektstand informieren und du ersparst dir damit jede Menge Telefonate und Schriftverkehr.

Anbindung zu Debitoor

Jephi enthält eine einfache Lösung für die Rechnungserstellung. Für erweiterte Funktionen arbeiten wir mit Debitoor zusammen. Dort kannst du per Knopfdruck alle relevanten Daten übergeben.

Du siehst über Jephi, welche Rechnungen ausstehen, welche überfällig sind und welche bereits beglichen wurden.

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Rentiert sich mein Projekt? Jephi liefert die Antwort!

Oft ist die Antwort auf die Frage, ob sich Aufwand und Vergütung in einem guten Gleichgewicht befinden nur ein Bauchgefühl. Mit den über die Plattform Jephi erfassten Daten kannst du genau prüfen, wie rentabel ein Projekt ist. Du erkennst frühzeitig, wenn du mehr Zeit für eine Aufgabe benötigst als vorab kalkuliert und kannst dadurch mit dem Kunden rechtzeitig nachverhandeln.

Dadurch steigt auch dein Umsatz und es fällt dir zukünftig leichter, noch exakter zu kalkulieren.

Mobiles Projektmanagement mit der Jephi App

Dank der Jephi App kannst du viele organisatorische und verwalterische Aufgaben bequem über dein Smartphone oder dein Tablet erledigen. Du kommst gerade von einem Kunden zurück und möchtest die Rückfahrt in der U-Bahn sinnvoll nutzen? Dann bring das Projekt über die App doch direkt auf den neusten Stand. Du kannst auch vor Ort beim Kunden alle besprochenen Aufgaben direkt in dein Projektmanagement-Tool eintragen – so gerät nichts in Vergessenheit.

Intuitive Bedienung und leichte Einarbeitung

Noch ein neues Tool? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele Freelancer vor der Arbeit mit einem neuen Tool zurückschrecken, weil sie sich nicht noch mit einer weiteren, komplizierten Infrastruktur auseinandersetzen wollen. Jephi erlaubt eine intuitive Bedienung. Alle Funktionen sind genau da, wo du sie erwartest.

So findest du deinen Workflow mit Jephi

Abschließend möchten wir dir gerne beispielhaft zeigen, wie ein Workflow mit Jephi beim Start eines neuen Projektes aussehen kann. Selbstverständlich kannst du das Jephi Projektmanagement auch für deine bestehenden Kundenprojekte nutzen.

  1. Anlegen einer Kundendatei (Name, Kontaktdaten, Kundennummer)
  2. Projekt anlegen
  3. Abrechnungsmodalitäten einstellen
  4. Aufgaben in der To-Do-Liste definieren
  5. Leistungen minutengenau erfassen
  6. Datenfreigabe per Cloud an den Kunden
  7. Abarbeitung der To-do-Liste
  8. Abschluss des Projektes
  9. Erstellung der Rechnung mit Jephi
  10. Rechnungsübersicht via Jephi

Das war unser Überblick zum Jephi Projektmanagementtool. Jetzt bist du dran, teste jetzt 30 Tage lang kostenlos alle Funktionen der Pro-Version und finde heraus, ob Jephi das richtige Tool für deinen Workflow ist!

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