Am Anfang scheint noch alles so einfach zu sein. Ein paar Dokumente aufsetzen, eine einfache Tabelle erstellen und all das reicht bereits vollkommen aus, um ein kleines Projekt zu managen und den Überblick zu behalten. Doch schnell werden die Aufträge umfangreicher und schnell führt dies wiederum dazu, dass solch einfache Methoden nicht mehr genügen, um komplexe Abläufe zu kontrollieren. Unmöglich, solche Dinge mit ein paar Tabellen und Listen zu überwachen.
Dann braucht es ein Projektmanagement Tool und davon gibt es mittlerweile eine ganze Menge. Die Entscheidung, welches davon das Richtige für die eigenen Zwecke ist, fällt durch die Auswahl aber auch wieder schwer und muss außerdem genauestens überlegt sein, denn ein späterer Wechsel ist meist eher unangenehm und unnötig kompliziert.
Spar dir die Vergleiche! Wir haben uns für dich die besten Projektmanagement Tools für angeschaut und stellen sie dir hier nun kurz und knapp vor. Einfach weiterlesen und das für dich sinnvollste Tool auswählen. So einfach geht es.
Was so kompliziert klingt, ist im Grunde ganz einfach. Ein Projektmanagement Tool vereint alle Aufgaben, die bei der Verwaltung größerer Projekte anfallen. Angefangen von der simplen Kommunikation mit Kollegen, bis hin zu Ideen und der Arbeit im größeren Team und an verschiedenen Aufgaben.
Vor allem unterstützt es Teams aber dabei, den Überblick zu bewahren. Die Aufgaben werden klar und deutlich angezeigt, inklusive ihres aktuellen Stands. Sie können Mitarbeitern zugewiesen werden und eine Zeiterfassung ist meist ebenfalls enthalten, sodass vieles bereits automatisiert abläuft, was früher noch von Hand kontrolliert werden musste.
Ein Projektmanagement Tool dient also dazu, die Übersicht zu behalten, auch wenn Projekte mal sehr umfangreich ausfallen oder komplexe Einzelschritte beinhalten. Es erleichtert die Arbeit und automatisiert Standardaufgaben.
Projektmanagement Tools vereinfachen demnach sämtliche Schritte, die bei der Bearbeitung eines Projekts anfallen. Angefangen von der Aufgabenverteilung, bis hin zur Buchhaltung bzw. der Budgetierung. Alles in einem Tool, alles auf einen Blick – genau das ist der große Vorteil!
Besonders achten, solltest du bei der Auswahl eines Projektmanagement Tools auf die Bedienbarkeit. Es gibt viele unterschiedliche Ansätze und Arten, wie Projekte angelegt, bearbeitet, Aufgaben verwaltet, zugewiesen und abgehakt werden können. Nicht jede davon ist für jede Art von Mensch geeignet.
Keine ist per se schlechter als die andere und doch kommen wir mit der einen besser, mit der anderen jedoch weniger gut zurecht. Euch wird es vermutlich auch so gehen. Perfekt ist also immer das, was für dich persönlich am besten funktioniert. Egal wie gut ein Tool im Vergleich bewertet wurde, wenn du damit nicht zurechtkommst, ist es nicht das Richtige.
Schau also nicht so sehr auf Features, Funktionen oder Umfang und Preis von dem jeweiligen Projektmanagement Tool, sondern achte vor allem darauf, wie gut du es bedienen kannst. Denn genau darauf kommt es am Ende an. Auf einen sauberen, fast automatisch ablaufenden Workflow, der sich in den eigenen Alltag integriert, ohne aufgesetzt oder gar störend zu wirken.
Weil sich die Auswahl oft als etwas schwierig gestaltet, wenn so viele verschiedene Tools angeboten werden, haben wir hier eine kleine Vorauswahl für dich getroffen. Du brauchst dich also nicht mehr durch den Dschungel an Angeboten kämpfen.
Statt jedes noch so kleine Projektmanagement Tool zu listen, haben wir uns hier außerdem auf eben die Tools fokussiert, die etwas richtig gut machen. Die ihren Job ideal erfüllen und in ihrem Bereich, zumindest unserer Meinung nach, einen Blick wert sind. Folgende Projektmanagement Tools sind, laut unserem Vergleich, eine Empfehlung wert:
Asana gehört ganz sicher mit zu den bekanntesten Projektmanagement Tools auf dem Markt. Beliebt ist es vor allem, weil es sehr viele Funktionen und wichtige Integrationen liefert. So gibt es beispielsweise Verbindungen zu Dropbox oder Zendesk, Dateien können bis zu 100 MB groß sein, Speicherlimits gibt es nicht und für Einzelpersonen oder kleine Teams, ist Asana vollständig kostenlos nutzbar.
Nur wer umfangreichere Funktionen benötigt, sollte und muss irgendwann upgraden. Der günstigste Tarif kostet ca. 10 Euro, was immer noch absolut im Rahmen ist und dem Standard entspricht.
Was Agganty sofort anders macht, wie schnell klar wird, ist der Fokus auf kleine bis mittlere Teams. Hier will der Entwickler keine Massen erreichen, sondern Funktionen liefern, die vor allem kleinen Teams und Freelancern gefallen.
Von Vorteil ist sicherlich auch die grafische Darstellung, denn Agganty versucht einfach und hübsch zu erscheinen. Der größte Pluspunkt dürfte allerdings sein, dass Agganty nichts kostet und trotzdem nicht limitiert ist. Dafür sind die Funktionen aber auch begrenzt, das Tool ermöglicht in erster Linie die Aufgabenverwaltung via Gantt-Chart, viel mehr gibt es da nicht.
Weitere Zusatzfunktionen sind weder geplant, noch bereits verfügbar. Wer kein Feature-Monster sucht, sollte ich Agganty also ruhig mal genauer ansehen.
In Trello kommen keine Charts, sondern Boards und Karten zum Einsatz. Aufgaben werden verteilt und sortiert, beschrieben und kategorisiert und so ist es am Ende auch kinderleicht, im Team noch die Übersicht über Projekte zu behalten.
Viele mögen die Darstellung in Karten am Anfang sehr gerne, erst in größeren Teams führt diese unter Umständen hier und da zu Problemen oder kommt an ihre Grenzen. Die Grundversion ist auch bei Trello gratis, während weitere Funktionen und größere Teams, dann natürlich einen entsprechenden Account erfordern. Auch hier beginnt es ab ca. 10 Euro im Monat, was relativ normal ist.
Das Projektmanagement Tool Monday, setzt bei der Verwaltung von Projekten sehr stark auf optische Elemente. Alleine die Farbwahl der Buttons und Texte, sorgt damit schon für eine ziemlich gelungene Übersicht. Hinzu kommen eine Kalenderansicht, die Chart-Perspektive, eine Timline und natürlich Kanban.
Allerdings ist Monday im Vergleich sehr teuer und der günstigste Tarif schlägt immerhin noch mit 39 Euro im Monat zu Buche. Das richtet sich klar an große Teams, im professionellen Umfeld, wie auch viele der Funktionen deutlich machen, die zum Teil auch kleinere Nischenwünsche erfüllen. Nicht unbedingt für Freelancer und Selbstständige, sondern vielmehr für Startups und diejenigen, die große Projekte Verwalten und zwingend bestimmte Funktionen benötigen.
Mit unserem eigenen Projektmanagement Tool Jephi, haben wir einen Allrounder geschaffen, der perfekt für Freelancer geeignet ist. Projekte können einfach erstellt und mit ToDo-Listen ausgestattet werden, damit ihre Verwaltung noch effektiver gelingt.
Auch die Zeiterfassung, direkt im Projektmanagement Tool, ist bei uns kein Problem. So entsteht eine intelligente Projektverwaltung, mit integrierter Abrechnung, samt Kundendaten. Alles per Desktop oder Mobile App für iOS und Android. Kleine Teams und fleißige Freelancer, sind bei uns deshalb bestens aufgehoben und erleben bei Jephi so manchen Vorteil, der das Tool von der Konkurrenz abheben kann. Auch deshalb, weil wir uns klar auf kleine und mittlere Kunden bzw. Freelancer konzentrieren, die etwas mehr Struktur in ihre Projekte bringen möchten. Mit Jephi geht das ganz einfach.
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Das Schöne an den Projektmanagement Tools ist, dass sie alle ihre eigenen Zielgruppen besitzen. Das eine Tool, welches jeden zufriedenstellt, gibt es demnach auch gar nicht. Viele der Anwendungen richten sich außerdem an sehr große Teams, mit besonders komplexen Projekten, sodass kleinere Teams oder Einzelgänger, leider oft auf der Strecke bleiben. Der Vergleich zeigt ihre Stärken und Schwächen.
Deshalb ist am Markt aber auch Platz für mehrere Projektmanagement Tools. Jeder sollte für seine Arbeit im besten Fall genau das richtige Tool finden und da sie alle eine kleine Testphase gewähren, muss auch niemand zahlen, bevor er nicht wirklich zu einhundert Prozent zufrieden ist. So hat irgendwann jedes Business, das für seine Geschäfte richtige Projektmanagement Tool gefunden.
Unser persönlicher Fokus bei liegt dabei ganz klar auf einer simplen und einfachen Bedienbarkeit, die die Handhabung im Alltag möglichst einfach und stressfrei gestaltet. Team-Mitglieder müssen schnell und unkompliziert hinzugefügt werden können, im besten Fall ist die Berechnung und Zeiterfassung schon integriert. Nur so ist die Verwaltung von Projekten jederzeit besonders einfach zu handhaben und im Alltag mit so wenig Aufwand wie möglich verbunden.
Wir hoffen, unsere kleine Auswahl hat euch gefallen und ihr findet das sinnvollste Tool für eure Zwecke. Natürlich würden wir uns noch mehr freuen, wenn ihr auch unserem Tool – Jephi – eine faire Chance gebt. Einfach kostenlos anmelden, 30 Tage lang gratis testen und sich selbst einen Eindruck verschaffen.
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