Reisekosten als Freelancer absetzen – so geht’s!

Ah – das Freelancer Leben. Freiheit, Geld ohne Ende, Reisen wann man will. Ha ha, schön wärs oder?

Viele Freelancer sind an ihre Computer gebunden, aber hey! – Das muss nicht sein. Wär das nicht geil, wenn du öfter mal aus dem Büro rauskommst und dabei sogar noch Geld sparst?

 

 

 

Benzin, Essen und Trinken und Übernachtungen – diese Reisekosten sind steuerlich absetzbar! Wie genau du diese als Freelancer bei deiner Steuerabrechnung geltend machst, zeigen wir dir in diesem Beitrag. Dazu haben wir noch Steuerberater Ludger Hölscher von der Behnen und Hölscher Steuerberatungsgesellschaft mbB um ein paar extra Tipps gefragt. Also los geht’s!

Was ist eine Dienstreise bei Selbstständigen und Freiberuflern?

Das Finanzamt erkennt nur Fahrten an, bei denen du aus beruflichen Gründen für einen oder mehrere Tage deine übliche Dienststätte verlassen musst. Als Dienststätte gilt meistens dein Büro bzw. der Ort, an dem du für mindestens 1/3 der Zeit arbeitest.

Wichtig ist, dass du durch Verträge oder nachweisbare Absprachen belegen kannst, dass der Anlass für die Reise tatsächlich beruflicher Natur ist. Auch Tagungen und Konferenzen können als Dienstreise geltend gemacht werden.

Also auf zur nächsten Marketing-Konferenz, die du schon lange mal besuchen wolltest!

Welche Reisekosten kann ich beim Finanzamt geltend machen?

Im Jahr 2014 wurden in der Reisekostenreform neue Regeln für die Abrechnung von Reisekosten definiert. Diese betrafen vor allem die Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Im Kern besagt das Gesetz, das nicht pauschal einfach alle Kosten, die durch eine Geschäftsreise entstehen, auch 1:1 abgerechnet werden dürfen.

In einigen Fällen dürfen nur Pauschalen angesetzt werden, wobei sich die tatsächlichen Pauschalbeträge der Reisekosten jährlich ändern können. Am besten sprichst du mit deinem Steuerberater darüber – er hilft dir, die Reisekosten bestmöglich geltend zu machen!

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Die 4 Kostenarten der Freelancer Reisekosten

Das Finanzamt unterteilt die Reisekosten in 4 Positionen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Wir zeigen dir im folgenden Absatz im Detail, welche Positionen, in welcher Kategorie angerechnet werden können.

Fahrtkosten als Freelancer absetzen

Benzinkosten können nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn du die Dienstreise nicht mit einem Firmenwagen antrittst, sondern beispielsweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Privatfahrzeug oder einem Leihwagen. Die Abrechnung der Fahrtkosten mit einem Fahrzeug unterscheidet sich wesentlich von der Abrechnung, wenn du Fahrkarten vorlegen kannst.

Abrechnung von Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Die Kostenabrechnung für Fahrkarten ist relativ einfach. Es ist wichtig, dass du die Kaufbelege bzw. das Ticket selbst aufhebst. Dieses gilt dann als Beleg für die Fahrtkosten.

Abrechnung von Freelancer Fahrtkosten mit dem Auto

Du kannst jeden einzelnen Kilometer geltend machen, den du aus beruflichen Gründen fahren musst. Wenn du mit deinem Privatauto fährst, kannst du ein Fahrtenbuch führen.

Aktuell gibt es zwei unterschiedliche Abrechnungsmodelle

Centgenaue Abrechnung pro Kilometer:

Du kannst über dein Fahrtenbuch jeden gefahrenen Kilometer eintragen und unterwegs die Tank-Quittungen sammeln. Beim Finanzamt kannst du dann die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten centgenau abrechnen.

Tipp von Ludger: „Führe ein Fahrtenbuch und entscheide später, ob die Pauschale oder die Fahrtenbuchmethode günstiger für dich ist.“

Abrechnung nach der Pauschalmethode:

Das Finanzamt setzt pauschal 30 Cent pro Kilometer mit dem Kfz an. Wenn du mit einem anderen Transportmittel wie dem Motorrad unterwegs bist, dann kannst du 20 Cent pro gefahrenen Kilometer anrechnen.

Verpflegungskosten als Freelancer absetzen

Du musst bei der Anrechnung der Verpflegungskosten nicht den Kassenbon für dein Frühstücksbrötchen aufheben, sondern kannst Pauschalsätze geltend machen. Die Sätze ändern sich immer zum Jahresanfang jeweils zum 1. Januar.
Die Kosten für den sogenannten „Verpflegungsmehraufwand“ unterscheiden sich zwischen Reisen ins Inland und ins Ausland und machen auch einen Unterschied, ob es sich um einen An- oder Abreisetag handelt. Bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit vom üblichen Tätigkeitsort kann ein ganzer Tagessatz geltend gemacht werden.

Hinweis: Du kannst auch gesondert Kosten für Frühstück, Mittag und Abendessen während deiner Geschäftsreise anrechnen lassen. Allerdings verringert sich dann die Pauschale um 20 % beim Frühstück und um 40 % beim Mittag- und beim Abendessen. Die Mahlzeiten müssen dann nachweislich zu den jeweiligen Tageszeiten eingenommen werden.

Übernachtungskosten als Freelancer abrechnen

Zum Glück hat das Steueramt die Absetzung von Übernachtungskosten relativ stark vereinfacht. Du brauchst dafür lediglich die Hotelrechnung einzureichen. Diese kann allerdings nur zu einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % angerechnet werden.

Hinweis: Wenn in deiner Übernachtung ein Essen bzw. eine Halbpension enthalten ist, dann reduziert sich wiederum die anrechenbare Verpflegungspauschale.

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Service- und Reisenebenkosten als Freelancer absetzen

Manchmal fallen auf Reisen Kosten für Services an, die du in Anspruch nehmen musst oder willst. Dazu gehören beispielsweise Gepäckgebühren, Mautgebühren, Trinkgelder, Telefongespräche, Gepäckversicherungen oder Eintrittsgelder für Veranstaltungen. Diese Kosten musst du separat ausweisen.

Du kannst dir den Schreibkram etwas erleichtern, indem du diese Posten als Sammelposten zusammenfasst. Als Belege können Tickets, Rechnungen oder auch Preislisten dienen, aus denen die Gebühren für die in Anspruch genommene Leistung hervorgehen.

Es besteht auch die Möglichkeit, Eigenbelege zu schreiben – wie das funktioniert und was du dabei beachten musst, erklären wir dir gern:

Einen Eigenbeleg musst du immer dann schreiben, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, betriebliche Ausgaben nachzuweisen. Das gilt beispielsweise für Schließfächer, Trinkgelder oder wenn du Eintritt zahlen musst, dafür aber keinen Bon erhältst. Natürlich kannst du solche Belege nicht in beliebiger Form für beliebige Leistungen ausstellen.

Die Eigenbelege müssen drei Voraussetzungen erfüllen:

• Sie werden für jeden Posten einzeln erstellt
• Sie müssen eine betriebliche Ausgabe belegen
• Sich in glaubhafter Höhe befinden

Außerdem müssen folgende Informationen auf dem Eigenbeleg erfasst sein: Der Zahlungsempfänger, die Kostenart, das Datum, die Zusammensetzung der Kosten (Nettopreis und Umsatzsteuer), die Begründung, warum dieser Beleg ausgestellt werden musste und eine Unterschrift.

Ein Beispiel für einen Eigenbeleg als Freelancer:

Du musst vor der Firma deines Auftraggebers parken und dafür Geld in eine Parkuhr werfen. In der Regel bekommst du dafür keine Quittung. Damit du auch diese Parkgebühren ansetzen kannst, erstellst du einen Eigenbeleg.

Was es noch zu wissen gibt

Für Angestellte ist das Absetzen der Reisekosten denkbar einfach. Sie heben die entsprechenden Belege auf und reichen sie an den Arbeitgeber weiter. Ganz so einfach haben es Freiberufler und Selbstständige nicht.

Damit das Ganze etwas übersichtlicher wird, kannst du Formulare oder Tools nutzen, die die das Absetzen der Reisekosten, das Sammeln und Eintragen der Belege erleichtern. Grundsätzlich gelten die Reisekosten als Werbungskosten und müssen auch in dieses Feld eingetragen werden. Die Reisekosten fließen in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein.

Alle Belege, die du während deiner Geschäftsreise gesammelt hast, musst du 10 Jahre lang aufbewahren. Wichtig ist, dass du für alle Posten, die du als Freelancer Reisekosten von der Steuer absetzen willst, Nachweise erbringen kannst. Alle Positionen, denen du keinen Beleg hinzugefügt hast, werden vom Bearbeiter nicht akzeptiert.

Freelancer Reisekosten ins Ausland geltend machen

Wenn du geschäftlich ins Ausland musst, prüft das Finanzamt besonders kritisch, ob es sich dabei nicht vielleicht um eine versteckte Urlaubsreise handelt. Denn in der Vergangenheit ist der ein- oder andere Freelancer natürlich schon auf die Idee gekommen, eine private Reise als Firmenreise auszuweisen.

Daher prüft das Finanzamt bei Auslandsreisen sehr genau, ob es tatsächlich einen beruflich bedingten Anlass gibt, beispielsweise nach Mallorca zu fliegen. Umso wichtiger ist es, dass du einen entsprechenden Nachweis erbringst, aus welchem Grund die Reise zwingend notwendig ist.

Die Anrechnung der Pauschalen kann sehr komplex werden, denn es gibt im Ausland nicht nur für jedes Land, sondern teilweise auch für jede Stadt andere Versorgungssätze. Für die konkrete Anrechnung muss also auf bestimmte Tabellen zurückgegriffen werden.

Tipp von Ludger: „Bei kurzfristigen grenzüberschreitenden Tätigkeiten innerhalb der EU/EWS und der Schweiz muss ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung vorliegen. Diese bescheinigt, welches Sozialsystem für Versicherte zuständig ist und ist über das SV.NET zu beantragen.“

Gemischte Reisen aus privaten und beruflichen Gründen

Vielleicht kommst du in die Situation, dass du eine geschäftliche Reise ins Ausland machst und noch einen- oder zwei Urlaubstage dranhängst.

Für diesen Fall gilt: Sollte der beruflich ausmachende Teil der Reise kleiner als 10 % sein, dann hast du keine Möglichkeit, die Reise abzusetzen. Andernfalls musst du die Reise anteilig steuerlich geltend machen.

Ist wiederum der private Anteil der Reise kleiner als 10 %, dann kannst du die Reisekosten in voller Höhe geltend machen.

Dazu splittest du die Reise zunächst in einen privaten und einen beruflichen Teil auf. Du musst in diesem Fall auch die privaten Rechnungen aufheben, damit das Finanzamt eine genaue Zuordnung vornehmen kann.

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Das klingt doch nicht schlecht oder? Mit diesen Tipps kommst du als Freelancer hoffentlich mal öfter aus dem Büro und besuchst deine Kunden vor Ort!

Vielleicht fliegst du auch mal ins Ausland, um Foto & Videoaufnahmen für dein Content Marketing zu erstellen.

Oder du besucht eine Konferenz passend zu deiner Branche und bildest dich weiter. Die Möglichkeiten sind da und mit dem Wissen, das du aus diesem Artikel ziehen konntest und dem richtigen Steuerberater, sollte die nächste Geschäftsreise für dich doch gar kein Problem mehr sein oder?

Damit du auf Reisen auch genau weißt, wie es um deine Projekte steht, empfehlen wir dir unsere Projektmanagementsoftware Jephi. Mit Jephi kannst du mit Computer, Smartphone oder Tablet überall da wo es Internet gibt Zeit erfassen, Projekte managen, ToDo-Listen abarbeiten und mit deinen Freelancer-Kollegen zusammenarbeiten.

So steht der nächsten Workation nichts mehr im Wege. Also worauf wartest du noch?

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