Faktura ist ein besonders in Österreich sowie der Schweiz gängiger Begriff und stammt aus dem Lateinischen – „factura“ heißt hier so viel wie Herstellen oder Bearbeiten.
Entgegen weit verbreiteter Annahmen umfasst die Faktura jedoch nicht nur Rechnungen sondern vereint als Sammelbegriff jegliche Dokumente, die über den zu zahlenden Betrag informieren. Darunter fallen demnach unter anderem auch Gutschriften und Quittungen. Somit ist jede Rechnung auch als Faktura zu bezeichnen, Faktura jedoch muss nicht zwingend Rechnung bedeuten.
Faktura als Oberbegriff umfasst folgende Dokumente:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“ (§ 14 UStG)
Der Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, welche Angaben zwingend in einer Rechnung enthalten sein müssen. Generell gilt:
Eine Kleinbetragsrechnung mit einem Brutto-Betrag von unter 250 Euro kommt mit weniger Angaben aus.
Im Falle des Verlusts und Versäumnis von Originalbelegen, gibt es die Möglichkeit über Eigenbelege (auch Ersatz oder Notbelege genannt) diese zu ersetzen. Um von den Finanzaufsichtsbehörden anerkannt zu werden, müssen solche Belege die gleichen Angaben enthalten, wie auch das Original. Zudem Bedarf es der Nennung des Grundes für die Ausstellung des Eigenbelegs. Während es keine Obergrenze für die Anzahl zulässiger Eigenbelege gibt, sollte dies jedoch immer nur als letzte Ressource dienen und stets plausibel sein.
„Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“ (§368 BGB)
Mit einer Quittung wird der Erhalt der Leistung oder Zahlung bestätigt und dokumentiert. Diese ist nicht verpflichtend, muss jedoch folgendes enthalten, wenn sie ausgestellt wird:
Das deutsche Gesetz sieht ebenfalls keine Verpflichtung für die Verwendung von Lieferschienen vor. Dennoch hat sich das Beilegen dieser Belege zum Standard entwickelt. Zur Vermeidung von Missverständnissen und Unklarheiten wird empfohlen, mindestens die folgenden Angaben zu hinterlegen:
Der Unterschied liegt im Zeitpunkt der Zahlung. Wir die Leistung bereits im Vorfeld gezahlt, obwohl sie noch nicht erbracht wurde, ist von Vorfakturierung die Rede. Wird allerdings, wie in den meisten Fällen, erst gezahlt, wenn die Leistung erbracht wurde, spricht man von Nachfakturierung.
Die Faktura ist ein zentraler Bestandteil einer jeden Buchhaltung. Die sorgfältige Dokumentation von Leistungserbringung, Zahlungsflüssen und Ausgaben ist essentiell für eine erfolgreiche Steuerprüfung. Durch die Einführung moderner Buchhaltungs-Software wird der Rechnungserstellungsprozess erleichtert und die Einhaltung von Steuer- und Datenschutzvorgaben können rechtlich sicherer gestaltet werden.
→ Siehe auch unseren Beitrag zum Thema fakturierbare Arbeitszeit
Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.
Quellen
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Bildquelle:
Foto von bboellinger: https://pixabay.com/de/photos/akten-aktenregal-papier-b%C3%BCro-4440841/
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