Dauerrechnungen

In vielen Unternehmen und Geschäftsbereichen sind regelmäßige Zahlungen an Lieferanten oder Dienstleister erforderlich. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, werden oft Dauerrechnungen eingesetzt. Doch was genau sind Dauerrechnungen und wie sehen sie aus?

Was ist eine Dauerrechnung?

Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung, die einmalig ausgestellt wird, aber für wiederkehrende Zahlungen gilt. Sie wird typischerweise für regelmäßige Dienstleistungen oder Lieferungen im Business-to-Business (B2B) Geschäft genutzt, bei denen der Rechnungsbetrag, der Leistungszeitraum oder andere wesentliche Merkmale immer gleich bleiben.

Typischerweise werden Dauerrechnungen in Miet- und Abo-Fällen verwendet. Hier einige Beispiele:

• Mietzahlungen für Geschäftsräume
• Leasingraten für Fahrzeuge oder Maschinen
• Mitgliedsbeiträge in Vereinen oder Berufsverbänden
• Wartungsverträge für Software oder Maschinen
• Abonnements von Zeitschriften oder digitalen Dienstleistungen

Inhalte einer Dauerrechnung

Eine Dauerrechnung enthält grundsätzlich die gleichen Angaben wie eine normale Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG, mit dem Unterschied, dass sie für mehrere Abrechnungsperioden gültig ist. Folgende Angaben sollten enthalten sein:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung
• Beschreibung der Leistung bzw. Lieferung (Art und Umfang)
• Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
• Hinweis auf die Gültigkeit der Dauerrechnung (z. B. „gültig für das Jahr 2025“)
• Zahlungsmodalitäten (z. B. monatlich zum 1. eines Monats per Lastschrift)
• Netto- und Bruttobeträge, Steuersätze und ggf. Rabatten
• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Außerdem sollten auf der Rechnung das Wort Dauerrechnung sowie der Gültigkeitszeitraum vermerkt sein.

Vorteile von Dauerrechnungen

1. Reduzierter Verwaltungsaufwand

Da die Rechnung nur einmal ausgestellt wird, entfällt die Notwendigkeit, monatlich oder quartalsweise neue Rechnungen zu erstellen. Dies spart Zeit und minimiert Fehler.

2. Vereinfachung der Buchhaltung

Die Empfänger von Dauerrechnungen können die Beträge fest in ihre Buchhaltung einplanen und automatisierte Zahlungsprozesse einrichten.

3. Rechtliche Sicherheit

Eine Dauerrechnung schafft Klarheit über die Zahlungsmodalitäten und kann als vertragliche Grundlage dienen. Insbesondere bei längerfristigen Geschäftsbeziehungen sorgt sie für Transparenz.

Herausforderungen und rechtliche Aspekte

Trotz der vielen Vorteile gibt es einige Punkte zu beachten:

Aktualisierungspflicht: Falls sich der Leistungsumfang oder der Preis ändert, muss eine neue Dauerrechnung erstellt werden.

Gültigkeitsdauer: Eine Dauerrechnung ist in der Regel für ein Geschäftsjahr gültig. Bei Änderungen von beispielsweise der gesetzlichen Mehrwertsteuer oder Steuernummer ist eine neue Rechnung erforderlich.

Mehrwertsteuer: Wenn die Mehrwertsteuer auf einer Dauerrechnung ausgewiesen wird, muss sichergestellt sein, dass sie korrekt berechnet und an das Finanzamt abgeführt wird.

Wann ist eine Dauerrechnung sinnvoll?

Dauerrechnungen sind besonders sinnvoll für Unternehmen oder Selbstständige, die regelmäßig wiederkehrende Rechnungen an denselben Empfänger stellen. Auch für Kunden, die langfristige Dienstleistungen in Anspruch nehmen, ist eine Dauerrechnung eine praktische Lösung, da sie die wiederholte Rechnungsprüfung erspart.

Bußgelder bei Verstoß gegen Rechnungsausstellungspflicht

Ein Unternehmer, der gesetzlich zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist, begeht eine Ordnungswidrigkeit, wenn er dieser Pflicht nicht nachkommt oder die Rechnung verspätet erstellt. In einem solchen Fall kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden.

Fazit

Dauerrechnungen sind eine effiziente Möglichkeit, wiederkehrende Zahlungen zu organisieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie bieten Vorteile für Unternehmen, Dienstleister und Kunden gleichermaßen. Dennoch ist es wichtig, rechtliche Anforderungen zu beachten und regelmäßig zu prüfen, ob Anpassungen erforderlich sind. Eine gut strukturierte Dauerrechnung erleichtert die Buchhaltung und sorgt für mehr Transparenz in der Geschäftsbeziehung.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.

Quellen

https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

https://www.online-rechnungssoftware.de/ratgeber/rechnungsstellung/was-ist-eine-dauerrechnung

https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/dauerrechnung_idesk_PI20354_HI8630863.html

Bildquelle

Foto von SHVETS production: https://www.pexels.com/de-de/foto/hande-festhalten-halten-papier-7545333/