Die Zeiterfassung, sie ist ein oft vergessenes Thema unter Selbstständigen und Freiberuflern. Gerade am Anfang, weiß man selbst noch nicht genau, wie man abrechnen möchte.
Wie genau soll ich meine Arbeitszeit erfasst werden? Berechne ich wirklich jede einzelne Minute, pro halbe Stunde, oder ist einfach jede angefangene Stunde zu bezahlen? Der eine sieht es so, der andere so. Eine Richtlinie, die für alle gleichermaßen gilt, gibt es natürlich nicht.
Und wenn man sich entschieden hat, dann braucht man ein System. Am besten ein Tool, das nicht nur Arbeitszeit aufzeichnet, sondern auch das Ganze drumherum.
Klar ist nur, dass die Zeiterfassung wichtig ist, denn sie entscheidet am Ende auch maßgeblich über deine Einnahmen. Für viele Freelancer ist sie dennoch ein großer Aufwand, der oft mit viel Kontrolle und Kleinarbeit einhergeht. Ziemlich nervig also, im sowieso schon stressigen Alltag.
Dazu kommt das Wohlwollen gegenüber dem Kunden. Einige erwarten, dass man nicht jede Sekunde berechnet und es erfordert viel Fingerspitzengefühl, die richtige Anzahl Stunden, zum richtigen Zeitpunkt als Rechnung an den Kunden zu senden.
Mit Jephi, geht das alles aber sehr viel einfacher. Wie genau das funktioniert und warum Jephi das ideale Tool für Freelancer wie dich ist, möchten wir in diesem Beitrag zeigen.
Wir haben jedenfalls ein paar sehr gute Gründe dafür gefunden, warum auch du Jephi ausprobieren solltest.
Besonders stolz sind wir auf unser übersichtliches Dashboard Design. Wir sind selbst Freelancer und wissen worauf es ankommt und welche Daten man immer zuerst sehen möchte.
Nichts ist schlimmer als ein Tool, das dir in die Quere kommt. Wir haben Jephi anfangs entwickelt, weil wir eine Lösung für unsere Zeiterfassung brauchten, die zu uns passt. Dann hat sich herausgestellt, dass unser Tool auch noch anderen Freelancern helfen kann.
Das Dashboard dient als einfacher Einstiegspunkt, der sofort und auf den ersten Blick die wichtigsten Fragen beantworten soll. So werden ToDo-Listen, Projektnotizen, aktive Projekte und aktuell erfasste Zeiten, schon direkt im Dashboard angezeigt. Per Klick geht es dann jeweils in die Detailansicht, die noch weitere Informationen bereithält. So sind die wichtigsten Fakten, direkt nach dem Login sichtbar und müssen nicht erst umständlich über verschiedene Unterpunkte aufgerufen werden.
Das Dashboard sieht außerdem genau so aus, wie du es dir wünscht. Wer die ToDo-Listen beispielsweise nicht sehen möchte, da er sie lieber gezielt ansteuern will, kann diese im Dashboard natürlich auch kinderleicht ausblenden.
So erzeugst du am Ende deine eigene Oberfläche, die zu dir und deinem Workflow passt. Nice oder?
Besonders praktisch an Jephi ist, dass das Tool komplett online funktioniert. Dies bedeutet auch, dass du vollkommen plattformunabhängig agierst. Egal ob am Mac, PC, Smartphone oder Tablet unterwegs bist – jederzeit kannst du auf deine Zeiterfassung zugreifen, wichtige Daten einsehen, Rechnungen schreiben oder Kundenreports generieren.
Egal ob im Büro oder „On-the-Road“ als Digital Nomad, Jephi ist immer dabei.
Wer also des Öfteren mal an anderer Stelle arbeitet, kann seine Zeiten im Tool auch von unterwegs steuern und messen und so minutengenau abrechnen. Minute ist gleich ein gutes Stichwort, denn natürlich entscheidest du selbst darüber, ob du pro Minute, pro fünf Minuten, pro dreißig Minuten oder jede angefangene Stunde berechnest. Dies lässt sich, genau wie der Stundensatz, vorab in den Einstellungen festlegen.
Jephi arbeitet projektbasiert. Bekommst du einen Auftrag von deinem Kunden, so erstellst du im Jephi Backend ein neues Projekt. Diesem Projekt kannst du entsprechende Zeiten, die du erfasst hast zuweisen, du kannst Notizen hinzufügen und so eine Art Logbuch führen. Aus den Logs kannst du Reports für deinen Kunden generieren.
Wie lange hast du an dem Projekt gearbeitet?
Was hast du genau gemacht?
Kunden lieben diese Reports, denn dann fühlen sie sich tiefer in deinen Prozess mit einbezogen. Das stärkt die Beziehung zwischen dir und deinem Kunden und ein Folgeauftrag wird sehr wahrscheinlich.
Das alles ist nur wenige Klicks entfernt und erklärt sich im übersichtlichen User Interface quasi von ganz allein.
Auch Zeitlimits sind, in Form eines geplanten Budgets, problemlos möglich. Einfach das Projekt öffnen, die geplante Zeit eingeben und so ein Budget für den Auftrag erstellen, der anschließend als Ziel angenommen wird.
Mit Jephi behältst du also immer die Kontrolle darüber, wie viel vom geplanten Budget, für die jeweiligen Aufgaben und Projekte, noch zur Verfügung steht.
Freelancer haben in der Regel keine Mitarbeiter, was jedoch nicht heißt, dass wir nicht auch an Teams gedacht haben! Du arbeitest sicher von Zeit zu Zeit mit weiteren Dienstleistern, wie etwa Grafikern oder Entwicklern, gemeinsam an einem großen Projekt.
Deine Kollegen kannst du ganz einfach in deinen bestehenden Jephi Account einbinden.
Jeder Mitarbeiter bzw. jedes Teammitglied erhält eigenen Account und seine eigene Zeiterfassung. Er kann Aufgaben zugewiesen bekommen, die er dann abarbeiten muss und die später automatisch abgerechnet werden können.
Dank dem integrierten Tool für Rechnungen, könne die Abrechnungen auch via Mail direkt an Mitarbeiter und Kunden verschickt werden.
So wird die Zusammenarbeit an einem Projekt nicht nur vereinfacht, sondern bleibt auch jederzeit übersichtlich. Denn sobald du sozusagen als Generalunternehmer für andere tätig bist, musst du unbedingt die Kosten im Überblick behalten. Sonst hast du nachher mies gelaunte Kunden und kaum Gewinn.
Wo wir gerade beim Thema Rechnungen sind, sollten wir noch einmal auf die Rechnungserstellung mit Stundenabrechnung eingehen, die bei Jephi direkt integriert wurde.
So ist innerhalb der Projekte stets die geleistete Arbeitszeit einsehbar, die per Klick ganz einfach nachvollzogen, kontrolliert und abgerechnet werden kann.
Die Rechnung erstellt Jephi dann quasi vollautomatisch. Hierzu werden die Daten aus dem Projekt übernommen, die selbstverständlich auch händisch geändert werden können, sollte es Abweichungen geben.
Erstellte Rechnungen erscheinen dann in der Übersicht, dürfen heruntergeladen, verschickt oder gelöscht werden. Alles möglichst übersichtlich und ohne viele Zusatzschritte.
Natürlich können Rechnungen, je nach Bedarf, auch komplett manuell erstellt werden.
Du hast außerdem die Möglichkeit mit unserem Rechnungsdesigner, dein eigenes Logo einzufügen. Es gibt eine Farbauswahl und Platz in der Fußzeile, so kannst du deiner Vorlage etwas Einzigartigkeit verpassen.
Was im Alltag oftmals besonders kompliziert und aufwendig erscheint, ist die Verwaltung der eigenen Kunden. Alte Kunden gehen, neue kommen hinzu und sie alle haben ihre eigenen Projekte, Anforderungen und Voraussetzungen, die sie an die jeweiligen Aufträge stellen.
So war es jedenfalls bei uns. Schön wäre es, ein zentrales Tool für die Kundenverwaltung zu haben und dort auch auf Kundendaten von älteren Kunden zugreifen zu können, Notizen die erstellt wurden nachzulesen und bisherige Projekte noch mal ins Gedächtnis zu holen.
Bei der Entwicklung von Jephi lag von Anfang an auch der Fokus auf eine möglichst praktische Verwaltung, die diesen Ansprüchen gerecht wird.
Jephi macht die Verwaltung vieler Kunden und mehrerer Aufträge daher besonders leicht. Zu den Kunden gibt es zugewiesene Arbeitszeiten, Projekte und Notizen. Alles in einer klaren Übersicht, die eine ständige Kontrolle gewährt.
Es gibt natürlich noch viele weitere Funktionen und Features, die die Kundenverwaltung bei Jephi so bequem ausfallen lässt.
Probier es einfach mal aus. Jephi ist in den ersten 30 Tagen kostenlos und wird nicht automatisch verlängert!
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Einmal Jephi, immer Jephi. Wir sind recht zufrieden mit unserem Tool und nutzen es selbst täglich. Da wir selbst seit einigen Jahren Freelancer (Webdesign & Webentwicklung) sind, wissen wir genau, was wichtig ist, um den Arbeitsalltag zu optimieren.
Projektmanagement Tools gibt es jede Menge, viel zu viele, um ehrlich zu sein. Jephi ist daher von Anfang an anders, und zwar ganz bewusst. Es richtet sich an kleine Teams und Freelancer, die wert auf eine einfache, schnell lernbare Oberfläche, mit nützlichen Komfortfunktionen für den Alltag legen.
Genau darin sind wir gut. Wir vereinfachen, was anderswo kompliziert ausfällt. Wir verkürzen, was bei ähnlichen Tools, unzählige Schritte bis zum Ziel erfordert. Wir liefern, was andere derzeit noch entwickeln. Ein Online-Tool, welches Freelancer optimal in ihrem Arbeitsalltag unterstützt und ihnen nervige Standardaufgaben fast schon automatisch abnehmen kann. Und genau das ist auch der beste Grund, warum du Jephi eine Chance geben solltest.
Die Anmeldung bei Jephi ist übrigens vollkommen risikofrei und kostenlos möglich. Einfach direkt einloggen, ausprobieren und sich vom Tool begeistern lassen. Erzählen können wir dir nämlich noch jede Menge, doch am Ende muss unser Tool für sich sprechen. Es wird dich begeistern, da sind wir uns ganz sicher.
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